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Umsetzung einer weltweiten Organisation eines Dienstleisters

Ausgangssituation

Bei dem betrachteten Unternehmen handelt es sich um einen weltweit führenden Anbieter von technischen Dienstleistungen. Trotz der insgesamt günstigen Rahmenbedingungen auf dem weltweiten Markt für Dienstleitungen, sieht sich das Unternehmen vor allem im deutschen Heimatmarkt einem zunehmendem Wettbewerb ausgesetzt, in dem die Preise immer stärker unter Druck geraten. Ein insgesamt schnelleres Wachstum der Wettbewerber wurde durch das Unternehmen als konkretes Bedrohungspotenzial eingestuft. Daher wurde als strategisches Ziel ein stärkeres, schnelleres und internationales Wachstum ausgegeben, um die Wettbewerbsposition im Heimatmarkt zu verteidigen und in den internationalen Märkten zu verbessern. Jedoch wurde die bestehende Konzernstruktur für eine stärkere und schnellere Erschließung von Wachstumspotenzialen aufgrund struktureller Defizite als ungeeignet eingestuft. Durch die Einführung einer weltweiten Matrix-Organisation hat das Unternehmen die Voraussetzungen geschaffen, um mit bestehenden und neuen Produkten vorhandene und neue Märkte besser zu erschließen.

Vorgehensweise

Die Einführung der neuen Konzernstruktur erforderte schließlich die Durchführung eines umfassenden Change Management Programms, welches die Mitarbeiter auf allen Führungsebenen mit ihren zukünftigen Kompetenzen vertraut machte. Zunächst wurden dazu auf der ersten Führungsebene die Kompetenzen in den zwei Dimensionen der Matrixorganisation neu verteilt. Den produkt- und technologieorientierten Geschäftsbereichen wurden die strategischen Kompetenzen für das Produktportfolio und den Know-how Transfer zugewiesen. Den marktnah und lokal agierenden Regionen wurden insbesondere die Kompetenzen für die operative Leistungserbringung zugeteilt. Um im Konfliktfall an den Schnittstellen der Matrix die Entscheidungsprozesse jedoch nicht zu verlangsamen, wurde den Geschäftsbereichen ein Vorfahrtsrecht eingeräumt. Diese grundlegende Veränderung in der Kompetenzzuordnung hinsichtlich der zwei Dimensionen der Matrixorganisation erforderte schließlich eine differenzierte Ausarbeitung und Neugestaltung der zukünftigen Führungsstrukturen und Führungsprozesse.

Die Veränderungen in den Führungsstrukturen erforderten die Festlegung von Rechten, Aufgaben und Berichtswegen der einzelnen Rollen in der Aufbauorganisation der Matrix. Mit Unterstützung vom TCW wurden die einzelnen Rollen der Matrix differenziert ausgearbeitet und abgestimmt. Ferner wurden einheitliche Organigramme sowie Führungskreise und Eskalationspfade definiert, die ein effektives und effizientes Zusammenwirken der einzelnen Rollen in der Matrixorganisation sicherstellen.

Neben den Veränderungen in der Aufbauorganisation wurden notwendige Anpassungen in der Ablauforganisation vorgenommen. Dazu wurden mit Hilfe von Funktionsdiagrammen Aufgaben und Verantwortlichkeiten in den wichtigsten Führungsprozessen neu erarbeitet. Die wichtigsten Führungsprozesse umfassten dabei den Strategieplanungsprozess, den Budgetplanungsprozess sowie den Zielvereinbarungsprozess. Weiterhin wurden erforderliche Meetings festgelegt, die für die zukünftigen Abstimmungsprozesse in der Matrixorganisation notwendig sind. Bei der Definition der Meetings galt es jedoch die Kosten nicht aus dem Auge zu verlieren, daher wurde darauf geachtet, dass „so viel wie nötig und so wenig wie möglich“ Meetings angesetzt wurden.

Auf Grundlage der erarbeiteten Aufbau- und Ablauforganisation wurde mit der Durchführung von zahlreichen Workshops das eigentliche Change Management Programm eingeleitet. Die Workshops bildeten damit ein zentrales Element des zuvor ausgearbeiteten Kommunikationskonzepts, welches sowohl direkte Kommunikationselemente wie bilaterale Gespräche und Workshops als auch indirekte Kommunikationselemente wie die Nutzung von Intranet und Zeitschriften beinhaltete. Zielsetzung der Workshops war es, die organisatorischen Veränderungen direkt zu kommunizieren und die betroffenen Mitarbeiter in den Veränderungsprozess aktiv mit einzubeziehen. Auftakt des Change Management Programms bildete ein Workshop auf der ersten Führungsebene, in welchem die Leiter der Geschäftsbereiche und Regionen mit den organisatorischen Veränderungen durch den Vorstand vertraut gemacht wurden und in welchem die Führungskräfte aktiv in die Neugestaltung der Führungsprozesse mit einbezogen wurden. Dabei hat sich das Instrument der Funktionsdiagramme in den Workshops als ein effektives Hilfsmittel zur interaktiven Festlegung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen der neuen Matrixorganisation erwiesen. An die Workshops der ersten Führungsebene schlossen sich Workshops auf der zweiten und dritten Führungsebene an. Aufgrund der zunehmenden Anzahl der betroffenen Mitarbeiter wurden sieben Workshops an den international wichtigsten Standorten in Europa, Asien und Amerika durchgeführt. Alle weiteren Mitarbeiter wurden durch Medien wie Mitarbeiterzeitschriften und das Intranet über die Veränderungen in der Konzernstruktur informiert.

Ergebnisse

Mit der Einführung der Matrixorganisation wurden die strukturellen Voraussetzungen geschaffen, die zukünftig ein verstärktes profitables Wachstum sicherstellen. Veränderungen dieser Größenordnung sind Teil einer Gesamtstrategie und führen auch kurzfristig zu einer Ergebnisverbesserung. Das Veränderungsprogramm stellt ein strategisches Investment dar, um ein einheitliches Verständnis über die neue Konzernstruktur zu schaffen und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Es zeigte sich, dass die gründlichen Vorarbeiten und die Workshops ein unverzichtbares Instrument waren, um die umfassenden Veränderungen in der Konzernstruktur zu begleiten.

Beratungsprodukte

Weiterführende Literatur

Weitere Fallbeispiele


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