Kommunikationskonzept

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Ausgangssituation

Zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit initiieren Unternehmen häufig eine Vielzahl interner Projekte, die Mitarbeiter und Führungskräfte aus unterschiedlichen Fach- sowie Funktionsbereichen einbinden. Die Ziele, Vorgehensweisen sowie Ergebnisse der einzelnen Projekte sind in der Praxis zwar den Teammitgliedern bekannt, nicht so aber den von den grundlegenden Entscheidungen betroffenen Mitarbeitern. Die Folge ist eine geringe Akzeptanz der Projektresultate, das Auftreten von Missverständnissen aufgrund mangelnder Information sowie unter Umständen sogar kontraproduktives Verhalten. Hinzu kommt, dass erfolgreiches Wirtschaften in Zeiten einer wissensbasierten Wertschöpfung einen hohen Informationsstand auf Seiten der Mitarbeiter und Führungskräfte voraussetzt. Die Bereitstellung und Wirkung einer leistungsfähigen Kommunikationsstruktur in Unternehmen ist somit von strategischer Bedeutung.

Konzept

Die vom TCW entwickelten Kommunikationskonzepte orientieren sich an den folgenden fünf Basisprinzipien:

Optimaler Kommunikationsumfang,
Minimierung der Informationsflusszeit,
Minimierung der Kommunikationswege,
Minimierung der Störeinflüsse und
Elastizität der Kommunikationsstrukturen.

Im „House of Information and Communication“ werden Ansätze zur Entwicklung eines ganzheitlichen Informations- und Kommunikationskonzepts zusammengeführt. So steht die Schaffung einer Informationskultur, die wiederholbar ist, im Mittelpunkt des Interesses. Zusätzlich wird großer Wert auf eine empfängerbezogene Standardisierung von Informationen, die Konzeption von Informations- und Kommunikationsleitlinien sowie die Gewährleistung einer effizienten Informations- und Kommunikationslogistik gelegt. Zu berücksichtigen ist, dass jede Zielgruppe neben dem allgemeinen Informationsbedarf einen situationsspezifischen, zusätzlichen Informationsbedarf aufweist.

Abb. 1: Allgemeiner sowie situations- und zielgruppenspezifischer Informationsbedarf

Die integrierten Konzepte verknüpfen im Hinblick auf Strategien und Ziele sowohl die Interessen des Unternehmens als auch der Arbeitnehmer und fördern die Transparenz innerhalb der Organisation. In einem konsistenten Kommunikationskonzept fügen sich technische, menschliche und organisatorische Faktoren zu einem harmonischen Ganzen und wirken störungsfrei zusammen. Neben der Dokumentation von wichtigen Informationen in (Projekt-)Unterlagen, umfassen zeitgemäße Kommunikationskonzepte den Einsatz von Informations- und Visualisierungstafeln, die Information über Intranet und E-Mail, die Herausgabe von Mitarbeiterzeitungen, das Versenden von Projektmitteilungen, die Verbreitung von Informationen über ein Mitarbeiterfernsehen (Business TV) sowie – nicht zu vergessen – das persönliche Gespräch.

Vorgehensweise

Phase I:
Zur Erreichung dieser Zielsetzungen werden in einem ersten Schritt eine Informationsbedarfsanalyse, eine Analyse der aktuellen Informationsgüte und des Informationsflusses sowie eine Schnittstellenanalyse durchgeführt. Identifizierte Kommunikationsstörungen werden auf ihre Ursachen hin untersucht und bilden den Ausgangspunkt für die Erarbeitung eines integrierten Kommunikationskonzepts.

Phase II:
Nach Auswertung der Analysen wird in Zusammenarbeit mit den betroffenen Personenkreisen ein Informationskonzept entworfen, das Unternehmens- und Mitarbeiterinteressen verknüpft.

Phase III:
Nach Verabschiedung des erarbeiteten Vorschlags durch das Management, steht die Umsetzung des Kommunikationskonzepts im Mittelpunkt der Phase III. In einem ersten Schritt erfolgt die Durchführung einer Informations- und Werbekampagne für das neue Kommunikationssystem, bevor im zweiten Schritt die Kommunikationsmedien „frei geschaltet“ werden und zum praktischen Einsatz kommen.

Abb. 2: Erarbeitung eines integrierten Informationskonzepts

Ergebnisse / Potenziale

Mit Hilfe des Kommunikationskonzepts lassen sich erhebliche Reduzierungen der Abstimmungsaufwendungen sowie der Leerlaufzeiten innerhalb eines Unternehmens erzielen. So konnten die Leerlauf- und Abstimmungszeiten bei den bisher durch das TCW durchgeführten Projekten um bis zu 62% gesenkt werden. Im Durchschnitt wurde bei allen Projekten ein Wert von 33% erzielt. Die folgende Abbildung verdeutlicht mögliche Einsparpotenziale aus bisherigen Projekten.