Prozessreengineering mit der GENESIS-Methodik

Die Problematik

Zur nachhaltigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit im globalen Umfeld ist es heutzutage uner­lässlich, in den Erfolgsgrößen Zeit, Kosten, Qualität und Flexibilität besser als der Wettbewerber zu sein. Nur allzu häufig liegen die Ursachen für vorhandene Leistungslücken in der Ablauforganisation begründet. Verschwendung von Ressourcen durch Doppelarbeiten, Wartezeiten, Medienbrüche usw. führen zu hohen Durchlaufzeiten und geringem Wertschöpfungsgrad. Zusätzlich sind Ge­schäftsprozesse in vielen Fällen weder an den Anforderungen der externen noch an den Bedarfen der internen Kunden ausreichend orientiert.

Das Konzept

Das Prozessreengineering umfasst die kundenorientierte Gestaltung von Geschäfts­prozessen entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Die Prozessgestaltung im Sinne der Konzeption effizienter Ablaufe kann situationsabhängig sowohl radikal einmalig als auch kontinuierlich ablaufen. Entscheidend ist, dass eine durchgängige Prozessorientierung im Unternehmen institutionalisiert wird und jeder Geschäfts­prozess auf vorhandene Verschwendungs- und Blindleistungsquellen hin untersucht wird. Die Dezentralisierung von Kompetenzen, die Kongruenz von Aufgabe und Verantwortung, die Selbstprüfung der Qualität, die Integration von Funktionen sowie die Aufgabendurchführung am Ort der Wertschöpfung stellen fundamentale Gestal­tungsrichtlinien im Rahmen des erfolgreichen Prozessreengineerings dar.

Die Vorgehensweise beim Prozessreengineering im GENESIS-Workshop

GENESIS ist ein Programm mit dem kurzfristige Produktivitätssteigerung mittels Prozessreengineering erzielt wird. Dieses Programm besteht aus einem Bündel von Maß­nahmen zur Verbesserung der Erfolgsfaktoren Zeit, Qualität und Kosten, trägt zur Eliminierung von Ver­schwendung und Blindleistung bei und dient der Optimierung von Arbeitsmethoden in sämtlichen Geschäftsprozessen. GENESIS-Work­shops er­möglichen eine Beschleunigung der Lerngeschwindigkeit durch Wissens­trans­fer und erlauben, methodisch fundiert, die Erschließung von Produk­tivitäts­steigerungs­potenzialen, sowie die sofortige Umsetzung von Lösungen im Rahmen eines struk­turierten 4-Tage-Programms. Durch die Einbindung aller in den Prozess involvierten Personenkreise sowie durch die aktive Beteiligung der Mitarbeiter im Workshop wird die Veränderungsbereitschaft im Unternehmen nachhaltig erhöht.

Genesis ist ein Umsetzungstool mit einem differenzierten Methodeneinsatz in allen Stufen der Veränderungsspirale und lässt sich durch eine dreistufige Vorgehens­weise kennzeichnen:

1. Analyse
Im Rahmen der Analyse werden die betrachteten Geschäftsprozesse detailliert unter­sucht und auf ihre Leistungsfähigkeit hin beurteilt. Ziel der Analyse ist die Generie­rung eines umfassenden Prozessverständnisses. Dieses ist Voraussetzung für die nachfolgende Identifikation von Leistungslücken, für die Ursachenanalyse sowie für die zielorientierte Entwicklung von Lösungsansätzen. Folgende Methoden finden in der Analysephase Anwendung:

• Auditierung
• Prozessmapping
• Schnittstellenanalyse
• Analyse der Kooperations- und Kommunikationsstrukturen
• Erfolgsfaktorenanalyse
• Führungsstrukturanalyse
• Analyse des Personal- und Organisationsprofils
• Auswertung vorhandener Konzepte

2. Konzept
Die Konzeptentwicklung umfasst die Erarbeitung effizienter Soll-Prozessfelder, mit dem Ziel der nachhaltigen Prozessverbesserung und Produktivitätssteigerung sowie die Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen für ein umfassendes Prozess­re­engineering. Folgende Gestaltungsfelder sind in der Konzeptphase zu berück­sich­tigen:

• Vornahme der Prozesssegmentierung
• Erarbeitung von Prozessstandards
• Erhebung und Definition von Kennzahlen für das Prozessbenchmarking
• Identifikation von Messgrößen zur Beurteilung der Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen
• Entwicklung eines Anreizkonzeptes zur Förderung der durchgängigen Prozess­orientierung von Mitarbeitern
• Erarbeitung eines Kommunikationskonzeptes zur Etablierung einer schnittstellen- und prozessübergreifenden Verständigung im Unternehmen als Basis für ein erfolgreiches Reengineering-Programm

3. Umsetzung
Die eigentliche Prozessveränderung erfolgt im Rahmen der Umsetzungsphase, die durch unterschiedlichsten Methodeneinsatz ausgestaltet sein kann:

• Durchführung von Genesis-Workshops als Elemente eines unternehmensweiten Genesis-Programms
• Implementierung von Pilotprojekten mit hoher Potenzialkraft
• Coaching der Mitarbeiter und Führungskräfte während des Veränderungs­pro­zesses
• Initiierung von Teamwettbewerb zur Motivation prozessorientierter Problemlösung in den einzelnen Bereichen
• Training der Mitarbeiter zur Stärkung des Prozess-Know-hows

Die Ergebnisse

Prozess-Reengineering durch die GENESIS-Methode führt zu signifikanten, sofort messbaren Verbesserungen der Unternehmensleistung.
Die Entwicklung der wesentlichen Leistungskennzahlen der 184 GENESIS-Fallstudien beweisen eindrucksvoll das Verbesserungspotenzial durch dieses Konzept.

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