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Einbindung des Einkaufs eines Finanzdienstleister in den Projekteinkauf „Gebäudesanierung“

[25.05.2004]

Im Rahmen von Projekteinkäufen des Fachbereichs Facility Management eines Finanzdienstleisters war der Geschäftsbereich Einkauf nicht vollends in den Prozess integriert, insbesondere in das Projekt „Gebäudesanierung". Es wurde ein Konzept erarbeitet und umgesetzt um die Position des Einkaufs im Bereich der Projekttätigkeiten des Facility Managements zu stärken. Innerhalb kurzer Zeit konnte der Einkauf als kompetenter Partner Einsparpotenziale generieren.

In der Ausgangssituation des betrachteten Unternehmens kaufte der Fachbereich Facility Management, insbesondere im Rahmen von Projekten, überwiegend selbst ein, ohne den Einkauf einzubinden. Eine Analyse der Einkaufsvolumen ergab, dass mit der Einbindung des Einkaufs bedeutende Kostensenkungspotentiale erzielt werden konnten. Durch das spezifische Einkaufs-Know-how im Bereich Gebäudemanagement einer speziell für den Bereich gegründeten Einkäufergruppe ließen sich die Einkaufskosten senken. Zur Erreichung der Kostensenkungspotenziale wurde die Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und dem Fachbereich intensiviert, indem die Einkäufergruppe über den gesamten Einkaufsprozess den Fachbereich unterstützt. Das betrachtete Projekt zru Gebäudesanierung, in das der Einkauf zunächst zu integrieren war, war in sechs Teilprojekten mit einem Gesamteinkaufsvolumen von ca. 97 Mio. EUR untergliedert. In den Bereichen Architektur, Raumplanung, Haustechnik, Sicherheitsmanagement und IT waren bereits insgesamt 30 Ausschreibungspakte durch den Fachbereich ohne Einbindung des Einkaufs geschnürt worden.

Im Rahmen von einzelnen Workshops wurde mit dem Gesamtprojektleiter und den Teilprojektleitern die bestehenden einkaufsbezogenen Prozesse untersucht. Ein wesentliches Defizit, das identifiziert wurde, war der mangelhaft Informationsaustausch zwischen dem Einkauf und dem Fachbereich. Zur Beseitigung des Informationsdefizit wurden für die tägliche Zusammenarbeit Maßnahmen getroffen und umgesetzt. Die Einkäufer arbeiteten von diesem Zeitpunkt eng mit dem Projektcontrolling zusammen. Hierzu wurde ein eigener Projektraum genutzt. Der Einkauf erhielt nun Informationen über die jeweiligen Planungssituationen der einzelnen Teilprojekte. Darüber hinaus wurden die Projekteinkäufer in den Informationsaustausch der Planungs- und Strategiesitzungen des Projekts integriert. Ein weiteres Problem war das Rollenverständnis des Einkaufs im Rahmen des Projekts. Zur Problembehebung wurde der komplette Projekteinkaufsprozess von der Bedarfsmeldung bis zum Vertragsabschluss und zur Rechnungsregulierung mit den beteiligten Stellen in mehrere Workshops dokumentiert und die einzelnen Projektschritte mit Verantwortlichkeiten hinterlegt. Die Schaffung eines einheitlichen Prozess- und Rollenverständnisses schuf ein effektive und effiziente Zusammenarbeit.

Zusammengefasst bietet die Einkäufergruppe dem Facility Management bei der Beschaffung im Rahmen der Teilprojekte des oben beschriebenen Projektes u.a. folgenden Mehrwert:

Hilfestellung bei der Definition der Bedarfe
Durchführung und Auswertung von Ausschreibungen
Unterstützung durch spezifische Lieferantenportfolios und einem Lieferantenmanagement
Durchführung von Vertragsverhandlungen
Transparenz über abgeschlossene Verträge mittels Vertragsmanagement
Identifikation möglicher Kostensenkungspotenziale

Durch die Behebung des Informationsdefizits und durch die Schaffung eines gemeinsamen Rollenverständnisses konnte der Einkauf seiner Funktion in diesem Projekt ausfüllen und bedeutende Kostensenkungspotenziale heben. Zukünftig wird der Einkauf von Seiten des Fachbereichs in Projekte als kompetenter Partner von Beginn an integriert sein.