Einkauf von Professional Services als ein entscheidender Erfolgsfaktor eines Finanzdienstleisters

[29.01.2004]

Eine eigene Gruppe für den Einkauf von Professional Services aufzubauen wurde in einem der Top 5 Finanzdienstleister Deutschlands als entscheidender Wettbewerbsfaktor und als Möglichkeit Einsparpotenziale zu generieren erkannt und durchgesetzt. Kurzfristig konnten durch Nachverhandlungen, Kick-back-Vereinbarungen und dem Überprüfen von Skill level signifikante Kosteneinsparungen eingefahren werden. Langfristig werden durch Rahmenverträge, Konditionenvereinbarungen und der damit obligatorischen Definition von Preferred Suppliern weitere Kostensenkungspotenziale erschlossen werden.

Die Ausgangssituation stellte sich so dar, dass Professional Services von den Bedarfsträgern selbst eingekauft wurden, ohne den Einkauf einzubinden. Bei der Analyse wurde jedoch, basierend auf Benchmark-Daten, signifikante Kostensenkungspotenziale identifiziert, wenn der Einkauf mit seinem speziellen Einkaufs-Know-how in den Beschaffungsprozess integriert werden würde. Daher wurde zur Erreichung der oben genannten Kostensenkungspotenziale eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf und den Fachbereichen initialisiert. Somit wurden die Fachbereiche im gesamten Einkaufsprozess unterstützt; angefangen bei der Beschreibung der Bedarfe, über die Bewertung von Angeboten bis hin zur Gestaltung von Verträgen und der Abwicklung des operativen Einkaufs. Stärker als in der Vergangenheit wurden Einsparpotenziale durch Standardisierung und Bedarfsbündelung aufgezeigt, deren Realisierung bis dato vorangetrieben wird.

Der Bereich der für die Beschaffung von Professional Services zuständig ist, ist unter anderem verantwortlich für Rechtsberatung, Unternehmensberatung, Agenturleistungen und Personalberatung. Die Beschaffungsprozesse im Bereich Professional Services sind dabei gekennzeichnet durch das Spezial-Know-how der Fachbereiche, das eine enge Zusammenarbeit und ein klares Rollenverständnis zwischen dem Einkauf und den Fachbereichen voraussetzt. Im Rahmen von Workshops wurde der bestehende Prozess untersucht und optimiert. Der entscheidende Vorteil bei der Integration des Einkaufs in die genannten Beschaffungsprozesse liegt darin, dass nun die Einkaufsaktivitäten transparent werden – und zwar durch die gesamte Unternehmung. Des weiteren wird der Einkauf dort eingebunden, wo er durch sein Einkaufs-Know-how echten Mehrwert bringen kann. Dieser besteht unter anderem in der Erstellung und Pflege fachbereichsbezogener Lieferantenportfolios und einem gezielten Lieferantenmanagement. Der größte Mehrwert, den der Einkauf jedoch einbringt, liegt in seiner originären Rolle als Verhandlungsführung zur Sicherstellung der Erzielung von Marktpreisen.

Zusammengefasst bietet der Einkauf bei der Beschaffung von Professional Services somit folgende Mehrwerte:

• Unterstützung bei der Bedarfsdefinition
• Durchführung von Beauty Contests und Ausschreibungen
• Proaktives Management fachbereichbezogener Lieferantenportfolios – Lieferantenmanagement
• Regelmäßige Marktsichtung, Ziel: Benchmarks zur objektivierten Bewertung von Unternehmen und Preisen
• Federführung in der Verhandlung von Verträgen und Konditionen, klassisches Rollenverständnis des Einkäufers als „Bad Guy"
• Vertragsvorlagen gemäß Konzernstandard und gemäß aktuellem Recht
• Generierung von Transparenz über die Beschaffungsvolumina von Dienstleistungen - Vertragsmanagement
• Schaffung verbesserter Konditionen durch Bündeln der Beschaffungsvolumina oder Aufbrechen von Monopolstellungen einzelner Anbieter
• Regelmäßige Abfrage von Lieferantenbewertungen zur Unterstützung des Controlling mit Soft facts
• Identifikation von Kostensenkungspotenzialen

Somit ist der Einkauf im Bereich Professional Services ein kompetenter Ansprechpartner geworden, der durch sein Einkaufs-Know-how und durch transparente und optimierte Beschaffungsprozesse die Fachbereiche optimal unterstützt.

Zur einer vertieften Auseinandersetzung mit diesen Themen sei auf die folgenden Seminare hingewiesen:

• Materialkostensenkung, 18.-20. Feb. / 06.-08. Okt. 2004 in München
• Intensivseminar, 22.-26. März/ 21.-25. Juni/ 13.-17. Sept./ 15.-19. Nov. 2004

Weiterführende Literatur:

• Advanced Purchasing, Leitfaden zur Einbindung der Lieferanten in den Produktentwicklungsprozess
• Einkaufpotenzialanalyse: Programme zur partnerschaftlichen Erschließung von Rationalisierungspotenzialen

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