Prozessverantwortliche zur nachhaltigen Einführung des Qualitätsdenkens bei Retailbanken

[26.05.2010]

Die Erreichung einer effizienten Prozessbearbeitung ist derzeit eines der obersten Ziele für Kreditinstitute. Neben der Erstellung eines Konzeptes zur Prozessoptimierung stellen die nachhaltige Sicherung der Prozessqualität und die kontinuierliche Verbesserung eine besondere Herausforderung dar. Prozessverantwortliche können die Bereitschaft zur Einführung neuer Prozesse erhöhen und die Qualitätssituation im Unternehmen nachhaltig verbessern.

Prozessverantwortliche sind Know-how-Träger, Key-User und Ansprechpartner für die weiteren Mitarbeiter im Unternehmen. Je Kernprozess muss die namentliche Benennung eines Prozessverantwortlichen erfolgen. Dieser übernimmt bereichsintern und bereichsübergreifend Koordinationsaufgaben für den zu verantwortenden Prozess. Die Einführung von Prozessverantwortlichen hat die Verbesserung des fachbereichsübergreifenden Qualitätsverständnisses zum Ziel. Dazu werden Prozessverantwortliche aus den operativen Bereichen für Kernprozesse in der Retailbank ausgewählt und namentlich benannt.

Die Aufgabe des Prozessverantwortlichen ist sowohl die bereichsinterne als auch die bereichsübergreifende Koordination des zugeordneten Prozesses. Dieses beinhaltet beispielsweise die Identifikation von Optimierungsbedarfen und -möglichkeiten im Prozess. Des Weiteren dient der Prozessverantwortliche durch die Einbringung von Expertenwissen aus dem operativen Tagesgeschäft als Berater für die Organisation bei der Neugestaltung von Prozessabläufen. Durch das Konzept des Prozessverantwortlichen werden Informationsdefizite an organisatorischen Schnittstellen vermindert und Abteilungsgrenzen überwunden. Es wird sichergestellt, dass der jeweilige Prozess kontinuierlich überwacht wird. So kann eine frühzeitige Identifikation von Handlungsbedarfen erfolgen. Maßnahmen können kurzfristig abgeleitet werden.

Die Einbindung des Prozessverantwortlichen in die Organisation hat sich als erfolgreich erwiesen, wenn der Prozessverantwortliche organisatorisch weiterhin seinem Bereich zugeordnet wurde. Die fachliche Führung dieser Person im Rahmen der Ausführung Ihrer Aufgaben als Prozessverantwortlicher erfolgt durch den Fachbereich „Organisation“. So wird sichergestellt, dass der Prozessverantwortliche jederzeit die Unterstützung erhält und auf die notwendigen Ansprechpartner zurückgreifen kann, die für die Aufgaben des Prozessverantwortlichen notwendig sind. Zusätzlich wird der Mitarbeiter, der die Aufgabe des Prozessverantwortlichen übernimmt, weiterhin von seinem organisatorischen Vorgesetzten betreut. Der Mitarbeiter nimmt gegenüber seinen Kollegen keine explizite Sonderstellung ein. Er hat dennoch die Aufgabe, schwerpunktmäßig die Organisation, aber auch Kollegen bei Prozessneuerungen fachlich zu unterstützen und den Prozess kontinuierlich zu beobachten.

Weiterführende Literatur:

• Finanzdienstleister
  Leitfaden zur Implementierung schlanker Prozesse und Strukturen
• Gegenseitige Auditierung
  Selbstcontrolling und Lerntransfer für Unternehmen, Zulieferanten und Vertriebsorganisationen
• Quality Gate Konzept
  Leitfaden zur Ausgestaltung eines prozessorientierten Qualitätscontrollings

Beratungsprodukte:

• 5-Tage-Audit
• Optimierung von Geschäftsprozessen bei Finanzdienstleistern & Banken
• Best-Practice-Check
• Funktions- und Leistungsanalyse
• Personal- und Organisationsbenchmarking

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