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Personal- und OrganisationsbenchmarkingAusgangssituationZur Sicherung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit ist eine ständige Überprüfung der Kosten- und Leistungsstrukturen im Unternehmen notwendig. Insbesondere die Personalkosten sind hierbei ein wichtiger Stellhebel zur Beeinflussung der Wettbewerbsposition. Jedoch ist nicht nur die tatsächliche Höhe der Personalkosten von Bedeutung, sondern vor allem auch die Personalverwendung. Dies umfasst die Verteilung des vorhandenen Personals auf die einzelnen Funktionsbereiche oder Geschäftsprozesse. Das Personal- und Organisationsbenchmarking ist eine Methode zur Positionsbestimmung im Spannungsfeld zwischen dem notwendigen Minimum an Ressourcen zur Aufgabenerfüllung und dem Maximum an betriebswirtschaftlicher Verträglichkeit. Somit sind der Untersuchungsbereich die einzelnen Personalverteilungen innerhalb der Organisation und die Organisation an sich, ob diese noch den Kundenanforderungen und Effizienzkriterien entspricht. KonzeptFür die Durchführung eines Personal- und Organisationsbenchmarkings bestehen verschiedene Anlässe. In den meisten Fällen sind es Veränderungen in den Kundenanforderungen und im Wettbewerbsumfeld, die zu neuen Anforderungsprofilen führen und neue Kostenstrukturen erfordern. Oft ist das Personal- und Organisationsbenchmarking auch Basis für den Beginn von grundlegenden Neuausrichtungen im Unternehmen. Die Zielsetzungen für das Personal- und Organisationsbenchmarking sind vielfältig. Erreicht werden sollen eine Bewertung der heutigen Personalverteilung und Organisation sowie eine Ermittlung von Potenzialen hinsichtlich der Personalkosten und Personalverwendung. Zudem sollen Gestaltungsempfehlungen für die Organisation erarbeitet werden, die die Mitarbeiter und Führungskräfte motivieren und einen langfristigen Unternehmenserfolg sichern. Ausgangspunkt für die Bewertung sind die Personalbedarfsplanung und die Gemeinkostenwertanalyse. Beide Verfahren sind durch eine interne Betrachtungsweise geprägt, so dass diese durch externe Vergleichswerte ergänzt werden. Hierzu werden das Benchmarking und die Mustererkennung verwendet. Im Rahmen des Benchmarkings werden einzelne KPIs mit denen von Wettbewerbern oder Unternehmen anderer Branchen, die eine ähnliche Aufgabenstellung oder ein vergleichbares Anforderungsprofil haben, verglichen. Hieraus ergeben sich Best-Practice-Lösungen (branchenübergreifend Best-in-Class), die als Orientierung für die Neuausrichtung dienen. Werden mehrere Vergleichswerte gleichzeitig betrachtet und mit denen von erfolgreichen Unternehmen verglichen, ist man in der Lage, Erfolgsmuster zu ermitteln. Diesem Ansatz liegt zugrunde, dass erst die Kombination von unterschiedlichen Ausprägungen einen nachhaltigen unternehmerischen Erfolg ermöglicht. 
Abb. 1: Zielsetzungen des Personal- und Organisationsbenchmarkings VorgehensweiseDie Durchführung eines Personal- und Organisationsbenchmarkings umfasst fünf Module, die sukzessive abgearbeitet werden. 
Abb. 2: Vorgehensweise zur Durchführung eines Personal- und Organisationsbenchmarkings Im ersten Modul erfolgt die Erarbeitung des Projektleitfadens. Diesem ist vor allem beim Personal- und Organisationsbenchmarking ein besonderes Augenmerk zu schenken. Die Ergebnisse des Benchmarkings stehen in einem sehr großen, öffentlichen unternehmerischen Interesse. Dementsprechend sind eine exakte Abgrenzung des Untersuchungsbereichs und eine ausgewogene Teamzusammensetzung erforderlich. Die Zielsetzung ist mit den Führungskräften abzustimmen und die Projektinhalte sind von anderen Projekten abzugrenzen. Die Vorgehensweise, die Arbeitspakete und der Terminplan sind mit dem Betriebsrat abzustimmen und das Kommunikationskonzept ist festzulegen. Wesentlich für den Projekterfolg ist ein gemeinsames Verständnis über die Art der Zusammenarbeit. Für diese Inhalte werden die bestehenden Vorarbeiten und Projekte gesichtet sowie die Kostenstruktur und die Organisations- und Mitarbeiterstruktur analysiert. Das Ergebnis ist ein abgestimmter Projektleitfaden. Im zweiten Modul finden die Detailanalysen zur Leistungsbestimmung der Organisation statt. Hierfür werden Interviews mit den Führungskräften der ersten und zweiten Ebene durchgeführt. Die wesentlichen Kennzahlen (KPIs) werden definiert, ermittelt und aufgenommen. Es werden Schnittstellen-, Funktions- und Leistungsanalysen durchgeführt sowie die funktionalen und organisatorischen Stärken und Schwächen bestimmt. Das Ergebnis sind fundierte Aussagen über die derzeitige Organisation. Im dritten Modul erfolgt der Vergleich der erhobenen Kennzahlen mit den externen Daten (Datenbank-Vergleich) sowie das interne und externe Benchmarking. Unter Berücksichtigung von geschäfts- und branchenspezifischen Gegebenheiten (Wachstum, Strategie, Branche etc.) werden das Benchmarking und die Mustererkennung durchgeführt sowie die Ergebnisse interpretiert und mit der derzeitigen Personalbedarfsplanung gespiegelt. Zusätzlich kann eine Gemeinkostenwertanalyse zur Bestätigung der ermittelten Optimierungs- und Kostensenkungspotenziale durchgeführt werden. Die Potenziale werden in Handlungsempfehlungen und Zielvorgaben überführt und der grobe Umsetzungsplan wird definiert. Das Ergebnis sind fundierte Aussagen über das Unternehmenspotenzial mit Handlungsempfehlungen. Im vierten Modul erfolgen die Detailkonzeptionen und die Definition der einzelnen Umsetzungsmaßnahmen als Basis für die Neuausrichtung der Geschäftsprozesse und der Organisationsstrukturen. In diesem Zusammenhang werden die Umsetzungsmaßnahmen von den Detailkonzeptionen abgeleitet, die Controlling-Kenngrößen und die Einführungsstrategien diskutiert, bewertet und ausgewählt. Dem folgt die Festlegung des Realisierungszeitraums für das Stufenkonzept, welches aktiv der Belegschaft kommuniziert wird. Das Ergebnis ist ein detaillierter und kommunizierter Umsetzungsplan mit Einzelmaßnahmen. Das fünfte Modul beinhaltet die Umsetzungsbegleitung und das Controlling der Maßnahmen sowie die Identifikation und Beseitigung von Hindernissen bei der Implementierung der neu gestalteten Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen. Dies wird in einem Maßnahmen- und Ergebniscontrolling nachgehalten und in regelmäßigen Abständen berichtet. Das Ergebnis ist ein regelmäßiger Report über den Fortschrittsgrad der Umsetzungen. Ergebnisse / PotenzialeDas TCW legt bei der Durchführung seiner Projekte großen Wert auf die Nachhaltigkeit der Ergebnisse. Dies gilt umso mehr, wenn die Optimierungsansätze personelle Veränderungen mit sich bringen, wie dies hier der Fall sein kann. 
Abb. 3: Ergebnisse des Personal- und Organisationsbenchmarkings Aus der Erfahrung bisher durchgeführter Projekte kann durch ein Personal- und Organisationsbenchmarking in den indirekten Bereichen ein erhebliches Optimierungspotenzial von 13% bis 27% bei den Personalkosten erreicht werden. Durch die neuen Personalverteilungen, Prozesse und Strukturen kann zudem die Durchlaufzeit von Aufträgen um bis zu 79% reduziert werden. Der Umsetzungszeitraum bis zur vollständigen Realisierung aller Maßnahmen liegt zwischen 1 bis 3 Jahren. Zudem zeigen die Erfahrungen aus den Projekten, dass die umfassende Betrachtung der Organisation zu einer Verbesserung der internen Prozesse und der Zusammenarbeit der Fachbereiche geführt hat und das Mitarbeiterverständnis bzgl. wertschöpfender und notwendiger Aktivitäten erheblich gesteigert werden konnte. Weiterführende Literatur
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