Mittelständler optimierte seine Prozesse innerhalb weniger Wochen

[18.03.2002]

Vom Unternehmensaudit zur umgesetzten Prozessverbesserung

Zeit ist Geld. Diese vielfach bekannte Aussage gilt umso mehr, wenn es sich um die Positionierung von Unternehmen gegenüber der Konkurrenz im nationalen oder internationalen Wettbewerb handelt. Nach diesem Grundsatz handelte auch erst kürzlich ein mittelständisches deutsches Unternehmen eines internationalen Konzerns.

Die Anforderungen der Kunden hatten sich permanent gewandelt und das Unternehmen konnte diese nicht länger ignorieren. Eine Analyse der Anforderungen der Kunden und der Leistungsfähigkeit des Unternehmens wurde erforderlich. Doch die Kunden duldeten keine langwierigen Reorganisationen. Eine schnelle Analyse und Umsetzung war gefragt. Das Unternehmen entschied sich, ein 5-Tage-Audit durchzuführen und die erforderlichen zu verändernden Themen anhand von GENESIS-Workshops anzugehen. Innerhalb von 3 Wochen sollte der Auftragsabwicklungsprozess komplett den Kundenanforderungen angepasst sein.

Innerhalb von 5 Tagen wurden mit ausgewählten Führungskräften und Mitarbeitern die zentralen Daten des Unternehmens aufgenommen, ausgewertet und präsentiert. Doch wie konnte das, was in diesem Unternehmen früher Monate dauerte, jetzt in 5 Tagen geschehen? Das 5-Tage-Audit nutzte hierfür unterschiedliche Effekte und Möglichkeiten zur Beschleunigung der Analyse:

Zeitdruck:

Der hohe Zeitdruck forcierte Auswertungen mit hoher Aussagekraft, reduzierte langwierige Diskussionen über Fakten und vermied vergangenheitsorientierte Dispute unter Beteiligten.

Bündelung von Kapazitäten und Wissen:

Durch die Zusammenfassung von internem und externem Wissen und die gemeinsame Auswertung durch interne und externe Sachverständige wurden zielführende Diskussionsrunden gefördert und der Erkenntnisfortschritt beschleunigt.

Eindeutige Ziele:

Die offene Kommunikation der Zielsetzung des Audits gegenüber den Beteiligten verhinderte langwierige Zieldiskussionen. Durch die anstehende Präsentation der Ergebnisse vor allem durch die involvierten Mitarbeiter wurden Hürden bei der Informationsgewinnung reduziert.

Entschlossenheit:

Die Entscheidung über die Durchführung des 5-Tage-Audits verdeutlichte den Beteiligten die Entschlossenheit zur Veränderung und die Erwartungshaltung der Geschäftsleitung gegenüber den Beteiligten. Diese 5 Punkte beschleunigten die Informationsgewinnung und deren Auswertung, verdeutlichten den Unterschied zu bisherigen Analyseverfahren und wirkten sich direkt auf die Beteiligten des Audits aus. Das 5-Tage-Audit ermöglichte dem Unternehmen in kürzester Zeit quantitative und qualitative Aussagen. Eine reine Positionsbestimmung reichte der Geschäftsleitung jedoch für den harten Kampf im Wettbewerb noch nicht aus, so dass zudem über das 5-Tage-Audit das Unternehmenspotenzial anhand von Benchmark- und Erfahrungswerten mit ermittelt wurde.

GENESIS als Umsetzungsbeschleuniger

Zur Beschleunigung der Anpassung des Auftragsabwicklungsprozesses entschied sich die Geschäftsleitung für den Einsatz von GENESIS-Workshops. GENESIS (Grundlegende Effektivitätsverbesserung nach einer Schulung in schlanker Produktion, Organisation und Beschaffung) dient zur Beseitigung von Denkblockaden, Lernbarrieren und Verhaltenswiderständen im mittleren Führungskreis bis hin zu Machtbarrieren im Top-Management.

Das bewährte, bereits in über 180 Unternehmen erfolgreich angewandte Konzept erhöhte durch eine zielgerichtete Bündelung von Aktivitäten die Lerngeschwindigkeit des Mittelständlers. Basierend auf einem praxiserprobten Workshop-Konzept, bei dem Lösungsansätze, Methoden und standardisierte Vorgehensweisen zur kurzfristigen Prozessverbesserung geboten werden, bewirkte es innerhalb von vier Tagen sofortige Produktivitätssteigerungen und stellte eine kurzfristig wirksame Einführungsstrategie von Effizienzsteigerungsprinzipien in den einzelnen Unternehmensbereichen sicher.

Der GENESIS-Workshop erstreckte sich über vier Tage. Die Einbeziehung der Erfahrungen und der Problemlösungskapazitäten der Mitarbeiter vor Ort, selbstständiges Denken und Handeln und Lern- und Leistungsbereitschaft waren wesentliche Voraussetzungen zur Verbesserung der Prozesse.

Der Workshop setzte sich aus einem interdisziplinären Team zusammen. Dieses verpflichtete sich zur Lösung einer gemeinsamen Aufgabe jenseits von Hierarchien und Schnittstellen. Genutzt wurden hierbei die Erfahrungen der betrieblichen Zusammenhänge und die Problemkenntnisse der Teilnehmer. Ziel des Workshops waren kurzfristig realisierbare Verbesserungsvorschläge. Diese wurden durch das Zusammenwirken aller Beteiligten in kleinen Gruppen und eine kommunikative Lern- und Arbeitsatmosphäre erreicht.

Durch den Einsatz des Workshops wurden die Geschäftsprozesse radikal in Frage gestellt und sprunghaft verbessert. Hierzu wurden Schwachstellen im Prozess identifiziert und beseitigt. Dies führte zu einer Erhöhung der Produktivität um 38 % und zu einer Reduzierung der Durchlaufzeit um 78 %. Durch das Workshop-Konzept wurde die methodische Kompetenz und die Motivation der Mitarbeiter erhöht. Zusätzlich umfasste es ein Qualifizierungskonzept.

Intensivseminar als Qualifizierungsbeschleuniger

Besonders bewährt hatte sich die Qualifizierung der am Projekt beteiligten Mitarbeiter anhand des Intensivseminars. Eine Vermittlung von reinem theoretischen Wissen war für eine Umsetzungs- und Qualifizierungsbeschleunigung nicht ausreichend. Das Wissen wurde anhand von Beispielen aus anderen Unternehmen mit allen Vor- und Nachteilen und über Planspiele, bei denen die Mitarbeiter selbst einzelne Konzepte üben konnten, erläutert. Mit den Erfahrungen anderer Unternehmen und mit den Methoden vertraute Mitarbeiter stellten eine wesentliche Erleichterung bei der Umsetzung dar. Langwierige Diskussionen über eventuelle Konzepte und Methoden waren nicht nötig. Aufbauend auf diesem Erfahrungsschatz und dieser Qualifizierung ergab sich eine erstaunliche Beschleunigung bei der Erarbeitung und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen.

Weiterführende Literatur:

Heggmaier, R.: Wertsteigerung von Unternehmen, in: ZwF, Zeitschrift für wirtschaftlichen Fabrikbetrieb, Heft 7-8, München 2001, S. 393 – 398.

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