Produktionsplanung und Auftragsabwicklung konzernweit koordiniert

Ausgangssituation

Ein international agierender Maschinenbaukonzern initiierte das Projekt „Optimization of the internal workflow/processing", da ein überproportionaler Anstieg der Aufträge vorliegt. Die Prozesse waren jedoch nicht ausreichend flexibel gestaltet um diesen sprunghaften Anstieg der Auftragszahlen zu managen. Somit lag die Zielsetzung des Projektes in einer detaillierten Analyse und Verbesserung der Prozesse Auftragsabwicklung und Produktionsplanung in Bezug auf deren effizienten Ablauf, Schnittstellen und der IT-Unterstützung. 

Vorgehensweise

Die Analyse zeigte, dass die bereits vorhandene Segmentierung der Produktion den Marktanforderungen gerecht wird. Lediglich die konsequente Durchführung im Sinne der Ver­antwortungs­weitergabe an die Segmente wurde nicht gelebt. Engpässe in der Fertigung bildeten die Maschinen, die nicht flexibel genug umgestellt werden konnten. Es wurden Segment­sprecher definiert und die Verantwortung für die Produktion, on-time-delivery und die Produkt­qualität in die Segmente verlagert. Die Steuerung erfolgte über Kennzahlen, die regelmäßig im Segment und segment­über­greifend visualisiert werden.

Als ein Störfaktor für die schnelle und flexible Erfüllung der Kundenaufträge wurde die schlecht laufende Kommunikation zwischen Customer Service, Auftragsabwicklung und Produktionsplanung identifiziert. Der Customer Service, der  die Aufträge entgegen nahm, hatte - auch aus Mangel an geeigneten Tools - keine Transparenz über die Kapazitäten der Produktion. Das Resultat war eine viel zu lange Response-Zeit zu den Kunden über das zugesicherte Lieferdatum.

Da der Roll-out eines Konzernweiten IT-Tools zur Auftragsabwicklung und Produktionsplanung anstand, war die Vorgabe, die Transparenz zu erhöhen, ohne eine umfangreiche und somit kostspielige IT-Insellösung zu erarbeiten. Es wurde ein einfaches Tool auf Access-Basis geschaffen, welches die Transparenz signifikant erhöhte. Die Durchlaufzeit sowie die Response-Zeiten zum Kunden wurden drastisch verkürzt, der Kommunikations­prozess lief danach entsprechend störungsfrei.

Ergebnisse

Im Rahmen von Sofortmaßnahmen, wie der Einführung von Kennzahlen und eines Visuali­sierungs­konzeptes, sowie organisa­torische Änderungen, wie die Übertragung der Produktions­verantwortung in die Segmente, konnten die Prozesse in der Produktion deutlich verbessert werden. Die Lieferperformance wurde um 10% erhöht, die Fehlerquote reduzierte sich um 30%. Die Prozess­abläufe von Customer Service, Auftrags­abwicklung und Produktionsplanung und die Transparenz über freie Kapazitäten in der Produktion konnten mit der Entwicklung einer pragmatischen IT-Lösung zusätzlich signifikant verbessert werden.

Die Fallstudie "Produktionsplanung und Auftragsabwicklung
– Konzernweit koordiniert –" als PDF-Datei zum Ausdrucken herunterladen.