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Das PMO als Vermittler der crossfunktionalen Zusammenarbeit

[26.01.2021]

Foto: jirsak - stock.adobe.com
Die TCW-Produktklinik ist ein probates Mittel um Ideen zu generieren und Kostenpotenziale zu identifizieren. Jedoch ist für einen sichtbaren Erfolg die Umsetzung der Maßnahmen von entscheidender Bedeutung. Hierzu muss ein kontinuierlicher und unterstützender Ansatz verfolgt werden. Das reine Abhaken von Checklisten reicht nicht aus, eine technische Beurteilungskompetenz ist notwendig. Dabei ist eine crossfunktionale Zusammenarbeit im Unternehmen unabdingbar. Der hierfür definierte PMO-Ansatz des TCW führt bei einem Unternehmen der Windindustrie zu achtsamen Erfolgen.

Kostendruck und Wettbewerbsdruck

Das betrachtete Unternehmen stand vor der Herausforderung, die Profitabilität seiner Produkte aufgrund des hohen Wettbewerbsdrucks abzusichern und zu verbessern. Die kontinuierliche Identifizierung und Realisierung von Kosten­senkungs­potenzialen wurden daher zu einer zwingenden Notwendigkeit. Um den Turnaround erfolgreich zu gestalten, wurde TCW beauftragt eine Produktklinik als zentrale Maßnahme durchzuführen. In zahlreichen Workshops konnten bereichsübergreifende Teams gemeinsam mit Experten über 1.500 Ideen identifizieren. Diese Ideen reichten von konstruktions­tech­nischen Änderungen, Optimierungen von Produktions­abläufen, Umstellungen von Materialen bis hin zur Identifikation neuer Zulieferer für spezifische Bauteile.

Video: TCW Produktklinik: Wie lassen sich die Produktkosten um 20% senken?

PMO als Taktgeber und Erfolgsgarant

Damit die identifizierten Maßnahmen auch langfristig Früchte tragen, wurde eine eigens dafür konzeptionierte Implementierungsorganisation aufgebaut. Das Projektmanagement Office (PMO) ist auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten und ist federführend für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich. Es bietet Transparenz, Führung, Struktur und Rückverfolgbarkeit. Konkret bedeutet das, dass TCW sicher­stellt, dass die in der Produktklinik erarbeiteten Maßnahmen von einem Härtegrad 1 (Grundidee) bis in den Härtegrad 4 (serienreife Idee) getrieben werden. Um eine kontinuierliche und zielführende Bearbeitung der Maßnahmen sicherzustellen, wurde der Ideenverantwortliche aufgefordert, sich ein crossfunktionales Kernteam zusammen­zustellen, damit die Bearbeitung der Maßnahmen von Beginn an von allen Seiten betrachtet wird. Mindestens eine Person der Abteilungen Produktion, Einkauf, Entwicklung, Service, Vertrieb sowie Logistik sollten Bestandteil des Kernteams sein.


Das Aufbrechen des Silo-Denkens ist entscheidend

Wie in zahlreichen Vorprojekten stellte sich auch hier heraus, dass zur Abarbeitung von Maßnahmen ein Silodenken vorherrschte. Informationen wurden in den verschiedenen Abteilungen nicht ausgetauscht, die Zuständigkeiten zur Abarbeitung einzelner Aufgaben hin- und hergeschoben. Durch den crossfunktionalen Ansatz konnte das PMO ein Aufbrechen des Silo-Denkens erreichen. Beispielsweise nutzt das Unternehmen, zur Abarbeitung von Maßnahmen, die die Unterstützung der Entwicklungsabteilung benötigen, ein Ticket-System. Jede Maßnahme muss dort aufgenommen werden. Die Tatsache, dass dies der Fall ist, sowie der Umgang mit dem Ticketsystem waren den meisten Mitarbeitern nicht bekannt. Dies hat dazu geführt, dass die Entwicklung an den Maßnahmen nicht gearbeitet hat und die anderen Abteilungen über den langsamen Fortschritt verwundert waren. Hier konnte das PMO die Kommunikation und Transparenz fördern und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter den gleichen Wissenstand erhalten.

Ein weiteres Beispiel ist die häufig angesprochene Kostentransparenz. Durch die Bildung der Kernteams konnte das PMO gewährleisten, dass alle Fachabteilungen das gleiche Verständnis für die Kosten und Aufwände in konkreten Maßnahmen erhalten. Das Kostenbewusstsein sowie die Nutzung von strukturellen Hebeln in der Zusammenarbeit aller im Entwicklungs- und Produktionsprozess beteiligten Fachabteilungen sichert den Erfolg.

Digitale Methoden als Katalysator

Aufgrund der anhaltenden Corona-Situation wurde die konzeptionierte Implementierungsorganisation über digitale Methoden umgesetzt und gelebt. Diese Möglichkeit begünstigt, unabhängig vom physischen Standort, den Standort- und Funktionsübergreifenden Austausch, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und die Fähigkeit zur globalen Zusammenarbeit verbessert. Häufig konnten in den Regelterminen zwischen TCW und den Ideen­verantwort­lichen Mitarbeiter des crossfunktionalen Teams spontan in die Kommunikation integriert werden, um somit die notwendigen Informationen zu sammeln und den Härtegradsprung der Idee voranzutreiben.

Crossfunktionale Zusammenarbeit führt zum Erfolg

Die strukturierte und methodische Abarbeitung der Umsetzung der Ideen ist ein Teil des Projekterfolgs. Eine Grundvoraussetzung dafür ist die technische Beurteilungskompetenz, die TCW in vielen großen Turnaround Projekten, Cost Engineering Projekten sowie Transformationsprojekten unter Beweis gestellt hat. Das reine Abhaken von Checklisten wird nicht zum Erfolg führen. Der andere Schwerpunkt liegt auf dem Umgang mit der Projektumwelt und den beteiligten Mitarbeitern. Hierbei ist ein offener und kommunikativer Umgang innerhalb des Unternehmens zielführend. Das Silodenken muss aufgebrochen werden und in eine crossfunktionale Zusammenarbeit münden. Dabei spielt das PMO als Mediator eine wichtige Rolle. Erfolg wird nicht alleine erzielt, sondern nur gemeinsam im Team.

Beratungsleistungen

Publikationen

  • Produktklinik
    Leitfaden zur Steigerung der Lerngeschwindigkeit und Produktkostensenkung
  • Cost Engineering
    Leitfaden zur Gestaltung von Produktkosten
  • Projektmanagement
    Leitfaden zu Koordination und Controlling von funktionsübergreifenden Projekten

Praxisbeispiele

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