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Neues Projektmanagement – vielfältiger kommunizieren, effektiver Arbeiten

[18.05.2018]

Foto: fotogestoeber- fotolia.com
Projekte sollen in immer kürzerer Zeit und mit optimalem Ergebnis abgeschlossen werden. Die Herausforderung für die Projektleiter ist enorm. Das reine Abarbeiten von Checklisten und Projektplänen und der Einsatz von Projektmanagementsoftware reicht heute nicht mehr aus, um erfolgreich zu sein. Die meisten Projekte scheitern an der Qualität des Teams und werden immer stärker von dem Projektumfeld und den im Projekt beteiligten Personen beeinflusst. Die PM-Methoden vom TCW wurden genau auf diese Entwicklungen angepasst.

Beratungsgeschäft ist Projektgeschäft. Das TCW hat in zahlreichen Projekten langjährige Erfahrung im Projektmanagement gesammelt. Diese lehrt, dass sich gewisse Schwierigkeiten in Projekten ständig wiederholen. Darunter fallen Kommunikationsdefizite, Fehleinschätzungen hinsichtlich relevanter und dringlicher Aufgaben sowie unklare Rollenverteilungen und mangelnde Projektvorbereitung. Neu ist, dass sich die Schwierigkeiten durch Trends wie Digitalisierung, Vernetzung und virtuelle Teams verstärken.

Projekte sind heute komplexer und vielschichtiger als früher!

Es reicht nicht mehr aus, die Projekte nach den allgemein gültigen Regeln systematisch abzuarbeiten. Mit den bisherigen Methoden im Projektmanagement ließen sich überwiegend komplizierte, technische Sachverhalte klären. Heute stellt der Mensch den zentralen Faktor eines Projekts dar. Somit müssen die bisherigen Methoden nun auch auf komplexe, soziotechnische Situationen angewendet werden. Die zunehmende Digitalisierung führt zu Projektsituationen, bei denen nicht mehr alle Mitarbeiter regelmäßig physisch im selben Raum sind, sondern sich per Videokonferenz zuschalten. Dies spart Kosten und ermöglicht es, weltweit verteilte Kompetenzen für ein Projekt zu nutzen. Projekte werden daher immer häufiger in virtuellen Teams bearbeitet. Hinzu kommt, dass die globale Vernetzung der Projektteams unterschiedliche kulturelle Einflüsse in der Projektarbeit verstärkt. Dies äußert sich insbesondere in internationalen Projekten, bei denen überwiegend Englisch gesprochen wird. Oftmals ist die Qualität und Erfolgsquote dieser Projekte deutlich geringer als beispielsweise bei rein deutschen Projekten, weil durch falsche bzw. mangelnde Kommunikation Missverständnisse entstehen.

Kommunikation im Projekt ist das A und O!

In einem Projekt die gleiche Sprache zu sprechen ist essenziell für eine effiziente und effektive Abwicklung des Projektes. Es reicht nicht aus, sich darauf zu einigen, dass man von einem bestimmten Zeitpunkt an im Projekt nur Englisch spricht. Es sind auch für das Projekt wesentliche Begrifflichkeiten zu definieren, die konsequent einzuhalten sind. Darüber hinaus sind auch die kommunikativen Fähigkeiten der beteiligten Mitarbeiter weiterzuentwickeln, um in den Projekten eine proaktive, offene und verbindliche Kommunikation zu etablieren. Regelmäßige Abstimmungsrunden innerhalb des Projektteams, bei denen neben dem Sachstandsbericht der laufenden Aufgaben auch Schwierigkeiten und Erfolge im Projektteam besprochen werden, sind essenziell. Aus den Erfolgsberichten der Projektmitarbeiter können die übrigen Teammitglieder Best Practice Methoden auf neue Projektaufgaben anwenden und so die Effizienz im gesamten Projekt steigern.

Projektmanagement ist heute auch Konfliktmanagement

Matrixorganisationen, Profit Center getriebene Unternehmensstrukturen und unklare Berichtswege bergen Konfliktpotenzial für Projekte. In einem aktuellen Fall hat das TCW erfahren, dass einzelne Geschäftsstellen in einem Projekt die Zusammenarbeit verweigern. Der Grund hierfür lag in wesentlichen Gewinneinbußen einzelner Geschäftsstellen aufgrund der Bereitstellung von Ressourcen für das Projekt. Begründet wurde dies dadurch, dass sich der Mitarbeiter schließlich nicht mehr um das gewinnträchtige Tagesgeschäft kümmern kann. Mit Befindlichkeiten einzelner Personen, die sich durch die Projektziele bedrängt fühlen, ist laut einer Studie in jedem vierten Projekt zu rechnen. Der Projektleiter ist daher in der Pflicht, Spannungen zu erkennen. Der Umgang mit solchen Spannungen im Team erfordert großes Fingerspitzengefühl. Sie müssen grundsätzlich kontrolliert zugelassen und balanciert werden. Nur im Notfall sind die entstehenden Situationen durch den Projektleiter zu eskalieren , wenn der Projekterfolg durch den Zwist zwischen Mitarbeitern unmittelbar bedroht wird. Dies erfordert jedoch einen Projektleiter, der ständig das Projektumfeld und die projektbeeinflussenden Personen beurteilen kann. Nur dann ist es möglich, entsprechende Maßnahmen zur Neuausrichtung des Projektes zu formulieren.

Vielfalt und Heterogenität von Teams nutzen

Homogen aufgestellte Teams sind nach wiederkehrender Erfahrung des TCW häufig als nicht optimal einzustufen. Oftmals arbeiten nur Ingenieure an einem Entwicklungsprojekt. Sicherlich wird in einer solchen Gruppe die optimale Lösung für das identifizierte Problem erarbeitet werden,jedoch wird diese Lösung regelmäßig durch Zeitverzug und zusätzlichen Kostenaufwand erkauft. Auch im aktuellen Projektbeispiel bestand das Projektteam nur aus Ingenieuren. Das Team verlor sich zu oft in technischen Details, die für die aktuelle Aufgabe nicht relevant waren. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein heterogenes Team aus unterschiedlichen Branchen wie Technik, Betriebswirtschaft, Finanzen, Vertrieb und Marketing zusammenzustellen, um so sicherstellen zu können, dass Themen von allen Perspektiven beleuchtet werden. Es gilt weniger, formales Wissen aufzubauen, sondern vielmehr reales Können im Team zu etablieren.

Effizientes Projektmanagement benötigt mehr Selbstorganisation, Agilität und meist gesunden Menschenverstand

Ohne Zweifel sind strukturierte und methodisch fundierte Vorgehensweisen in Projekten nach wie vor wichtig. Jedoch sinkt deren relative Bedeutung für den Projekterfolg. Der Schwerpunkt für ein effizientes Projektmanagement liegt mittlerweile mehr im Umgang mit der Projektumwelt und den Personen. Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass sich im Projekt eine gewisse Eigendynamik entwickeln kann. So kann sich das Team selbst organisieren, motivieren und bei kurzfristigen Veränderungen agiler reagieren. Erforderlich dafür ist jedoch ein offenes und kommunikatives Umfeld, welches der Projektleiter kontinuierlich aufrechterhalten muss.

Die TCW Projektmanagement Methoden haben sich über die Jahre bewährt. Dabei wurden sie kontinuierlich weiterentwickelt und immer an neue Einflüsse adaptiert. Die Projekte, in denen das TCW die Rolle des PMO und damit die Koordination des Projektes übernommen hat, wurden bisher immer ziel-, zeit- und kostengerecht abgeschlossen.


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