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Prozesssicherheit, Compliance und Kontrollen in der chemischen Industrie

[11.01.2021]

Foto: sdecoret - stock.adobe.com
Zahlreiche Industrieskandale zeigen, dass Prozesssicherheit und Compliance nur durch strukturierte Kontrollen garantiert werden können. Von der untersten Ebene bis zum Vorstand ist es wichtig sicherzustellen, dass Vorgaben eingehalten werden. Nach der Idee der Industrie 4.0 haben es die TCW-Berater geschafft durch künstliche Intelligenz ein Risikomanagement und automatisierte Prozesskontrollen in allen Prozessen der Auftragsabwicklung zu implementieren und dabei zusätzlich die Prozesse zu optimieren. Compliance ist gerade für Unternehmen der chemischen Industrie wichtig, für welche Vertrauen ein wichtiger Faktor für das Geschäftsmodell ist.

Rechtliche Vorgaben für alle Mitarbeiter des Unternehmens

Unternehmen in der chemischen Industrie kennen das regulierte Umfeld der GMP-Richtlinien aus der Produktion. Dennoch fehlt diesen Unternehmen häufig ein zukunftsfähiges Leitbild zu compliance-orientierten Finance 4.0 durch die Definition, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse. Neben den notwendigen Kontrollvorgaben helfen software-unterstützte Prozesse beispielsweise SOX-Compliance nach dem Sarbanes-Oxley Act zu erreichen, welche für Unternehmen am US-Kapitalmarkt, wie der NYSE Amex oder NASDAQ, relevant sind. Der Sarbanes-Oxley Act ist ein US-Bundesgesetz als Reaktion auf Bilanzskandale von Unternehmen zur Erhöhung der Verlässlichkeit der Berichterstattung. Nach Section 404 muss jeder Jahresbericht eine Beurteilung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems für die Rechnungslegung durch das Management des Unternehmens und ein Urteil des Wirtschaftsprüfers über die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems für die Rechnungslegung enthalten. Ein internes Kontrollsystem umfasst alle Grundsätze, Verfahren und Regelungen, welche Entscheidungen des Managements organisatorisch umsetzen und die Qualität der mit der Rechnungslegung erstellten Quartals- und Jahresabschlüsse sicherstellen. Dies umfasst

  • die Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit,
  • die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung sowie
  • die Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften (Compliance).

Analyse der Prozesse und Vergleich mit Best-Practice

Der TCW-Ansatz lag darin, die Prozesse des Chemie-Unternehmens systematisch zu verbessern, zu digitalisieren und automatisierte Kontrollen zu implementieren, um die Prozesssicherheit zu verbessern. Für das Financial Reporting wurden durch TCW 18 Kontrollen eingeführt. Eine wichtige Kontrolle in diesem Bereich lag in der Sicherstellung der Funktionstrennung in den Prozessen. Die Herausforderung dabei war, dass die Prozesse teilweise zentral und teilweise dezentral durchgeführt wurden. Für den Prozessbereich Investment to Disposal wurden 8 Kontrollen eingeführt. Ein Beispiel ist die algorithmen-gesteuerte Überwachung der genehmigten Investitionen. Durch den Einsatz von KI-Technologien und Machine-Learning wurde sichergestellt, dass die Algorithmen mit zunehmender Datengrundlage verbesserte Ergebnisse ermittelten. Bei der Betrachtung des Purchase to Pay-Prozesses wurden 19 Kontrollen eingerichtet. Beispielsweise wurde ein Kontrollmechanismus eingeführt, dass ausschließlich genehmigte und angemessene Reise- und Bewirtungskosten erfasst und bezahlt werden. Hier sind die TCW-Berater der Schwierigkeit begegnet, dass unterschiedliche Software- und ERP-Systeme genutzt wurden und die Stammdaten nicht synchronisiert waren. Im Order to Cash-Prozess wurden 18 Kontrollen, wie die automatisierte Überwachung der Kundenbonität bei der Auftragserstellung, eingeführt. Ein wichtiger Teil des Projekterfolgs wurde durch das kontinuierliche Change Management erreicht, um die Bereitschaft der Mitarbeiter die neuen Prozesse anzunehmen zu garantieren, die parallele Beanspruchung der Unternehmensressourcen zu entschärfen, die IT-Landschaft zu vereinheitlichen und das interne Kontrollsystem effizient zu implementieren. Für den Prozessbereich Hire to Retire wurden 12 Kontrollen eingerichtet, beispielsweise um sicherzustellen, dass nur genehmigte Vorauszahlungen ausgeführt werden. Die Implementierung des Kontrollsystems gliedert sich nach dem TCW-Ansatz in fünf Phasen:

1. Vorbereitung:
Kommunikation der Maßnahme, Integration der Stakeholder,

2. Test des Kontrolldesigns:
Techniken & Verfahren, Ergebnisse, Dokumentationsanforderungen,

3. Test der operativen Wirksamkeit:
Kontrollarten, Stichprobenumfang-/Auswahl,

4. Behebung Nachverfolgung & Eskalation:
Zuständigkeiten, Prozesse, Prioritäten und

5. Bereichs-/Managementbestätigung:
Datenblatt, Validierung, Management-Reporting


Systematisierte Sicherstellung der Compliance

Durch die Implementierung des Kontrollsystems konnte TCW dem betrachteten Chemie-Unternehmen helfen, seine Entwicklungs- und Profitabilitätsziele zu erreichen. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zur Vermeidung von Reputationsschäden und anderen Konsequenzen wurde durch automatisierte, kontinuierlich prüfende und dokumentierende Computer-Programme erreicht. Mit weiteren fehlerverhindernden Maßnahmen im Sinne eines „Financial Poka-Yoke“ wurde beim betrachteten Unternehmen ein signifikant höheres Sicherheitsniveau erreicht. Die KI-basierten Plausibilitätsprüfungen haben die Wahrscheinlichkeit für das Auftreten von Fehlern in den Arbeitsabläufen deutlich vermindert und die Wahrscheinlichkeit, auftretende Fehler aufzudecken, erheblich erhöht. Das Projekt hat gezeigt, dass es mit den richtigen Methoden möglich ist, ein internes Kontrollsystem nach SOX 404 auch mit ungeordneten Prozessen und einer heterogenen Systemlandschaft zu implementieren. Ein derartiges Projekt bedeutet für Unternehmen zwar einen minimal erhöhten Aufwand an den zentralen Standorten und einmalig einen erhöhten Aufwand zur Schulung des Personals für die neuen Systeme und Prozesse. Gleichzeitig konnte eine erhebliche Einsparung der Ressourcen an den dezentralen Standorten erreicht, die Prozesssicherheit deutlich erhöht und die Compliance im Unternehmen entscheidend verbessert werden. Dieser Ansatz ist auch auf andere Unternehmen mit einer ähnlichen Problemstellung übertragbar.


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