Umsetzungscontrolling: TCW steht für Erfolg bei der Realisierung von Kostensenkungsprojekten
[14.01.2009]
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Beispiel: Produktklinik zur Senkung der Herstellkosten
Am Beispiel der Produktklinik wird veranschaulicht, wie eine stringente Umsetzung von Maßnahmen zum Erfolg eines Projekts zur Herstellkostensenkung beiträgt.
Die Produktklinik setzt auf den Vergleich des eigenen Produkts mit ausgesuchten Wettbewerbsprodukten. Sie stellt damit eine sehr wirksame Methode zur Erzielung von Kosteneinsparungen dar und ist durch das TCW in zahlreichen Projekten erfolgreich angewendet worden. Die in den Workshops entstandenen Ideen lassen sich naturgemäß nicht alle umsetzen, denn andernfalls wären der Kreativität zu enge Grenzen gesetzt worden. Für die als realisierbar bewerteten Ansatzpunkte ist es dann aber umso wichtiger, dass verlässliche Maßnahmenpläne erstellt werden.
Die Umsetzung der Ansatzpunkte erfolgt entsprechend der Maßnahmenpläne. Die Möglichkeiten zur Umsetzungsbegleitung sind vielfältig und in jedem Fall unterstützt das TCW individuell nach Vereinbarung.
Der Maßnahmenplan
Mit einer Maßnahme wird eine klar abgrenzbare Tätigkeit beschrieben, die zur Realisierung eines Ansatzpunktes erforderlich ist. Daneben enthält sie die verantwortliche Person, einen Soll-Termin, den Bearbeitungsstatus und Bemerkungen zur Erläuterung. Beispielsweise umfasst eine Maßnahme die Anfrage an Lieferanten, eine weitere die Beschaffung von Musterteilen und eine andere den Test der Muster, um die Wirksamkeit eines Lösungsansatzes verifizieren zu können.
Der Detaillierungsgrad eines Maßnahmenplans ist sinnvollerweise projektspezifisch festzulegen. Der Umsetzungszeitraum ist dabei der wichtigste Einflussfaktor. Handelt es sich um kurzfristig realisierbare Maßnahmen, sind einzelne Schritte in kurzen zeitlichen Abständen erforderlich. Werden hingegen Ansatzpunkte in einer frühen Konzeptphase der Produktentwicklung identifiziert, ist ein wesentlich geringerer Detaillierungsgrad notwendig. Ein weiterer Einflussfaktor findet sich in den organisatorischen Voraussetzungen, der Größe und der Komplexität eines Unternehmens. Entscheidend ist, ob in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen ein kleiner Personenkreis für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich ist oder ob in einem großen Konzernverbund Mitarbeiter unterschiedlichster Sparten gemeinsam und das womöglich noch zum ersten Mal zusammen arbeiten. Abhängig davon wird aus einer Grobplanung ein Detailkonzept generiert, das einzelne Aufgaben und nicht nur Aufgabenpakete enthält. Gegebenenfalls können die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter einen Leitfaden zur Umsetzung erhalten.
Unabhängig von allen Einflussgrößen sollte immer gelten: „Verantwortlich für eine Maßnahme ist eine einzige Person!“
Nur wenn dieser Devise gefolgt wird, kann effektiv und effizient gearbeitet werden. Ansonsten würden sich Abstimmungsprobleme zu Störfaktoren entwickeln.
Für die Erstellung des Maßnahmenplans ist die Ressourcenverfügbarkeit von großer Bedeutung. In zahlreichen Fällen wird das Argument angeführt, dass „eigentlich keine Zeit sei, neben der Belastung durch das Tagesgeschäft zusätzlich die Maßnahmen in der geforderten Zeit und mit dem geforderten Aufwand durchzuführen“. Das Risiko, dass Aufgaben nicht oder verzögert durchgeführt werden, ist erfahrungsgemäß hoch. Deshalb wird die Abstimmung zwischen Maßnahmenplan und aktueller Projekt- oder Alltagsarbeit durch das TCW in besonderem Maße unterstützt. Dieses Detailkonzept wird in Zusammenarbeit mit dem Projektteam ausgearbeitet und dem Steuerkreis zur Entscheidung vorgelegt.
Die Umsetzungsszenarien
Für die Realisierung von Kosteneinsparpotenzialen sind oftmals verschiedene Szenarien zu entwickeln. Dabei sind kurzfristige Einzellösungen mit größter Intensität voranzutreiben, um die EBT-Wirksamkeit möglichst frühzeitig zu spüren. Der Zeitpunkt für die Entscheidung, welches Szenario mittel- bis langfristig realisiert wird, liegt hingegen in vielen Fällen deutlich später. Somit ist der genauen Ausplanung der Schritte bis zu diesem Zeitpunkt große Bedeutung beizumessen. Die Entscheidungsvorbereitung wird durch das TCW in enger Abstimmung mit dem Projektverantwortlichen durchgeführt.
Das Maßnahmencontrolling
Permanente Maßnahmengespräche, Reviews und Statuspräsentationen sind notwendig, um auf allen Ebenen die Sensibilität für die Realisierung aufrecht zu erhalten und den Erfolg der Ansatzpunkte aus einer Produktklinik zu gewährleisten.
Für den Zeitraum der Umsetzung ist eine federführende Person zu benennen, deren Aufgabe es ist, in regelmäßigen Abständen den Bearbeitungsstand der Maßnahmen zu erfassen und bei Verzögerungen die Planung in Abstimmung mit den anderen Maßnahmen anzupassen. Dazu ist es oftmals sinnvoll, mit den betroffenen Personen Einzelgespräche zu führen. Zusätzlich kann die Durchführung von Workshops gleichermaßen wirksam sein. Aus der Erfahrung des TCW zeigt sich, dass für die Vorgehensweise ein individueller Ansatz wichtig ist und die Details unternehmensspezifisch festzulegen sind.
Das Controlling umfasst
- die Ermittlung der aktuellen Situation
- den Abgleich mit dem Soll-Stand
- die Darstellung der Abweichung
- die Erstellung einer Abweichungsanalyse zur Ermittlung der Ursachen
- die Erarbeitung und Abstimmung von Gegensteuerungsmaßnahmen oder Handlungsalternativen
- die Aktualisierung der Planung
- die Aktualisierung von Entscheidungsvorlagen
Die Nachhaltigkeit des Maßnahmencontrollings wird durch die konsequente und systematisierte Vorgehensweise gewährleistet.
Weiterführende Literatur:
- Produktklinik
Leitfaden zur Steigerung der Lerngeschwindigkeit und Produktkostensenkung - Produktordnungssystem
Leitfaden zur Standardisierung und Individualisierung des Produktprogramms durch intelligente Plattformstrategien - Produktklinik
Wertgestaltung von Produkten und Prozessen - Methoden und Fallbeispiele - Conjoint Analyse
Leitfaden zur kundenwertorientierten Produktentwicklung mittels Conjoint Analysen
News
- Ideenworkshops in der Produktklinik - ein wirkungsvoller Lernort
- Produktklinik: Erfolgreiche Methode zur Kostenreduzierung bei Investitionsgütern