Agiles Value Engineering im Remote-Zeitalter

Geänderte Kundenanforderungen und hohe Herstellkosten

Im aktuellen Fallbeispiel handelt es sich um ein Unternehmen aus der Automatisierungsbranche. Das Produktportfolio sowie die Herstellkosten waren bereits vor der Krise nur bedingt wettbewerbsfähig. Mit der Krisensituation gingen zusammenbrechende Wertschöpfungsketten und eine hohe Unsicherheit auf der Nachfrageseite einher, die Umsätze brachen drastisch ein. Wegen dieser veränderten Situation und der neuen Ausrichtung der Kunden mussten das Produktportfolio angepasst sowie die Kostensituation verbessert werden. Um diese Ziele zu erreichen und die hierfür erforderliche Transparenz zu schaffen, wurde TCW beauftragt.

Veränderte Rahmenbedingungen durch Corona und das agile Projektvorgehen

Corona-bedingt musste das Projekt „remote“, ohne physische Präsenz beim Kunden, abgewickelt werden. Die hohe Brisanz und Dringlichkeit des Projekts erforderten eine hohe Agilität, um sich an die permanenten Änderungen der Rahmenbedingungen anzupassen. Darüber hinaus waren projektrelevante Workshops virtuell durchzuführen. Zu diesem Zweck wurden Collaboration-Tools angewandt, sodass Workshops zur Ideengenerierung zielgerichtet durchgeführt, ihre Ergebnisse erfasst sowie rasch kommuniziert und getrackt wurden.

Wir nutzten zudem Data Analytics Tools wie Power BI und R, um die geringen unternehmensinternen Ressourcen mit fundierten Analysen zu unterstützen. Das Ziel dieser Aktivitäten war es, Ideen und Maßnahmen für die Aufgabenstellung des Projektes umfassend abzuleiten. Der übergeordnete Erfolgsfaktor für das Projekt war die klare Kommunikationsstruktur zwischen allen Beteiligten. Für die ausschließlich virtuelle Zusammenarbeit konnten wir klare und transparente Kommunikationswege zwischen der Kundenseite und dem TCW-Projektteam definieren. Es wurde das folgende Projektvorgehen zur Förderung der Projekttransparenz innerhalb der Woche zwischen allen Beteiligten vereinbart:

Kompromiss zwischen Quick Wins und Neuproduktentwicklung

Die Detaillierung der Zeitpläne erfolgt in Abwägung von Aufwand und Nutzen sowie der Kapazität der verfügbaren Ressourcen. Wie in Abbildung 1 dargestellt, steht der schnellen Implementierung von Maßnahmen in Form von Quick Wins das höhere Potenzial einer Neuentwicklung kostengünstiger Produkte gegenüber. Da aufgrund der Ausgangssituation des Unternehmens sowohl hohe Einsparungen als auch eine schnelle Erfolgswirksamkeit notwendig sind, wird entschieden, beide Ansätze parallel weiterzuverfolgen.

Agile Organisation als Erfolgskonzept bei der Umsetzung

Aufgrund der vorangegangenen Erfahrungen bei der Umsetzung werden im Rahmen des Projekts die bestehenden Funktionsstrukturen aufgebrochen. Stattdessen wird eine temporäre und zweckgebundene, agile Organisation installiert. Wesentliches Merkmal ist die Stärkung der Selbstorganisation, die aktive Mitarbeit aller Beteiligten am gemeinsamen Ziel sowie die flexible Nutzung der verfügbaren Arbeitsmethoden. Nachfolgende Erfolgsfaktoren haben sich in dem Projekt bewährt:

• Kurzabstimmung zu den geplanten und bereits durchgeführten Aktivitäten zwischen der Projektleitung „Kunde-TCW“: Zusammen mit der Projektleitung auf Kundenseite sind in einem 30-minütigen Termin zu Beginn der Woche die bereits durchgeführten Aktivitäten, wie etwa Analysen und Gespräche mit den Fachbereichen, besprochen worden. Darauf aufbauend wurden die weiteren geplanten Analyseaktivitäten der Woche thematisiert sowie aktuelle Implikationen im Projekt, wie etwa fehlende Daten oder ergänzende Kontaktpersonen im Unternehmen, angesprochen. Ziel dieses Termins war es, die Projektleitung auf Kunden- sowie auf TCW-Seite auf demselben Informationsstand zu halten. Zur besseren Darstellung der offenen Themen wurden gezielt „Concept Boards“ aus einem Collaboration-Tool eingesetzt.
• Kernteamrunde: In dem zweistündigen Termin war es das Ziel, die erarbeiteten Analyseergebnisse mit dem gesamten Projektteam abzustimmen und zu diskutieren. Es war wichtig, die Projektmitglieder auf einen einheitlichen Informationsstand zu bringen, um somit eine permanente Vertrauensbasis zu schaffen. Die Diskussionen wurden anhand von Dashboards geführt, die mit Data Science Tools erstellt wurden. Beispielsweise wurden mit den SCM Vertretern verschiedene Szenarien der Materialbeschaffung und Kostensenkungsideen sehr effizient besprochen.
• Weekly Update: Am Ende jeder Woche erhielten alle Stakeholder ein kurzes Update über die erreichten Ziele, die nächsten Schritte sowie aktuelle Herausforderungen im Projekt. Dies ermöglichte projektteamübergreifend einen homogenen Informationsstand des Projektstatus.

Ergebnisse der agilen Vorgehensweise bei der remote-geführten Analyse-Phase im Value Engineering

Die TCW Produktklinik zum Value Engineering ist gekennzeichnet durch die enge Zusammenarbeit von Mitarbeitern beider Unternehmen. Trotz der im vorliegenden Projekt fehlenden Präsenz beim Kunden vor Ort, schafften wir auch in hier ein Wir-Gefühl ohne Informationsdefizit, welches als Rahmenbedingung für einen gemeinsamen Projekterfolg steht. Durch die klare Kommunikation mit allen Beteiligten konnten die Projektziele erreicht werden. So führte die höhere Transparenz zu dem wichtigen Ergebnis, dass es nicht ausreicht, bei Kostensenkungsmaßnahmen nur direkte Materialkosten in den Fokus zu setzen. Wesentliche Kostentreiber wurden in der Vergangenheit nicht ausreichend optimiert.

Mit Hilfe des TCW-Ansatzes konnte eine deutliche Kostenreduzierung realisiert werden. Potenziale in Höhe von 23 % wurden für die betrachtete Produktfamilie in den Bereichen Supply Chain, Entwicklung und Produktion identifiziert und umgesetzt. Dabei wurden variable und fixe Kosten gleichermaßen angegangen. So konnte für das Unternehmen der Automatisierungsbranche die Krisensicherheit erhöht und die zukünftige Wirtschaftlichkeit sichergestellt werden.

Beratungsleistungen

• Agile Innovationsorganisation
• Zielkostenmanagement
• Produktklinik

Publikationen

• Produktklinik
  Leitfaden zur Steigerung der Lerngeschwindigkeit und Produktkostensenkung
• Produktklinik
  Wertgestaltung von Produkten und Prozessen - Methoden und Fallbeispiele
• Smart & Agil & Disruptiv - Wertschöpfung 4.0
  Tagungsband des Münchner Management Kolloquiums 2019

Praxisbeispiele

• Cost Engineering durch agile Methoden und Design Thinking
• Fixkostenmanagement als Erfolgsfaktor im Cost Engineering
• Bottom-Up Kostenkalkulation von Herstellkosten