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Ideenfindung durch agile Teams

[23.02.2021]

Foto: Sergey Nivens / fotolia.com
Wie schafft man es schnell Lösungen für Problemstellungen mit Hilfe eines cross-funktionalen Teams zu finden? Viele Führungskräfte glauben, dass die Einführung von agilen IT-Methoden wie Scrum dieses Problem grundlegend lösen wird. Trotz deren Vorzüge sind diese adaptierten Methoden allein keine Garantie dafür, dass die Teams wirklich engagierte und wirkungsvolle Lösungen liefern. Doch was muss man sonst tun um schnell zu Ergebnissen zu kommen? TCW hat zusammen mit einem Kunden die Ideenfindung neu gestaltet und somit die Organisation angepasst. Dabei hat man in diesem Projekt im hohem Maße von der Digitalisierung und den Erfahrungen aus der Softwareentwicklung profitiert.

Herausforderungen

Das Unternehmen in dieser Fallstudie stand vor der Herausforderung, dass der bisherige Ideenfindungsprozess stark hierarchisch getrieben war und speziell das mittlere Management auf ihren Lösungsvorschlägen beharrten, ohne neue Ansätze zu betrachten. Mitarbeiter waren dabei nur selten in der Lage, ihre Lösungsvorschläge einzubringen. Eine erste Idee des Unternehmens war das Einführen von Scrum, welches aus dem IT Bereich bekannt war. Doch ohne einen geeigneten Prozess und eine agile Organisation war dieser Ansatz nicht erfolgreich. Eine Herausforderung ist es auch, schüchterne und weniger eloquente Teilnehmer in die Arbeit mit dieser Technik zu integrieren. Große Unternehmen zeichnet ein ausgeklügeltes Organigramm, Multi-Projektstruktur und formale Entscheidungswege aus. Diese stehen einer agilen Arbeitsweise jedoch im Weg. Um also ein agiles Team zur Lösungsfindung zu implementieren bedarf es einer agilen Organisation, definierter Rahmenbedingungen und geeigneter Methoden.

Drei Kerninitiativen zur Ideenfindung

Zwar kann Agilität eine sehr effektive Art der Problemlösung sein, aber sie garantiert nicht, dass sie die richtigen Probleme überhaupt erst lösen. Das liegt daran, dass Menschen eine angeborene Neigung haben, suboptimale Umgebungen zu akzeptieren, und oft nicht erkennen, welche Möglichkeiten die Technologie bietet, um radikal neue oder bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn man also die Mitarbeiter fragt, was sie brauchen, führt dies in der Regel zu inkrementellen Verbesserungen und nicht zu bahnbrechenden Lösungen, wodurch der potenzielle Wert stark abgestumpft wird. Agile Methoden sind Werkzeuge. Und wie jedes Werkzeug können sie nur wirkungsvoll sein, wenn sie in einem passenden Kontext richtig anwendet werden. Aus diesem Grund hat TCW zusammen mit dem Unternehmen drei Kerninitiativen ins Leben gerufen, welche den Rahmen für die Anwendung der agilen Methoden zur Lösungsfindung bietet:

  1. „Let them play“
  2. Ein Führungsansatz, der seinen Teams Freiheitsgrade gibt, ist ein Turbo für die digitale Transformation. Innovative, überraschende Lösungen entstehen durch kreative Freiräume und Experimentieren direkt vor Ort am Prozess.

  3. „Fight for an Idea, not against!”
  4. Die konträre Diskussion alternativer Lösungsmöglichkeiten konsumiert Zeit und Energie. Geben Sie Ihrem Team eine positive Mission „Erarbeitet ein Konzept zu Eurer Idee – und überzeugt das Management davon“.

  5. „Use tools you love!”
  6. Geben Sie dem Team die Werkzeuge, mit denen es liebt zu arbeiten – Vermeiden Sie es, Werkzeuge vorzugeben, die keine Akzeptanz finden.

Vorgehensweise im Projekt

Zusammen mit den Mitarbeitern des Unternehmens wurde zunächst ein Prozessaudit durchgeführt, um den bisherigen Lösungsfindungsprozess zu verstehen und involvierte Bereiche im Unternehmen zu identifizieren. Im nächsten Schritt wurden die Anforderungen an einen neuen Lösungsfindungsprozess vom Management und auch von den involvierten Mitarbeitern aufgenommen und ein Soll-Konzept erstellt. Um eine neue Prozesslandkarte und agile Methoden zu implementieren, wurde ein Pilotprojekt bestimmt, um den Erfolg dieser Transformation zu gewährleisten. Dabei handelte es sich um die Sicherstellung von Sicherheitsstandards sowie die gleichzeitige Reduzierung von Kosten für diesen Bereich. Das agile Team in diesem Projekt bestand aus cross-funktionalen Bereichen, sodass nicht nur Mitarbeiter der Entwicklung und der Produktion, sondern vor allem Mitarbeiter mit direktem Kontakt zum Kunden sowie der IT digitale Lösungen erarbeiteten. Durch die Schaffung regelmäßiger Interaktionspunkte durch Besprechungen und Demos kann das Ideenfindungsteam ständig neue Erkenntnisse sammeln, die ihm helfen, die zu entwickelnde Lösung an die Benutzer- und Geschäftsziele anzupassen und besser auf sie abzustimmen. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Probleme, Vorschläge und Ideen durch eingebettete Feedback-Mechanismen innerhalb der zu entwickelten Lösung einzubringen, sowohl während der Entwicklung als auch nach der Erstellung einzureichen.


Im Idealfall gibt es eine geschlossene Schleife, einen sogenannten Ideenfindungsloop, der das Feedback direkt in die Entwicklungsumgebung bringt und eine kontinuierliche Iteration ermöglicht. Durch die Anwendung von agilen Methoden sowie bisher nicht gekannten Freiheitsgraden seitens des Managements wurde ein intuitives, digitales Mobile Safety Cockpit Konzept erarbeitet, welches in einer bislang nicht gekannten Geschwindigkeit implementiert wurde. Hierzu wurde in gemeinsamen Workshops ein Organisationskonzept zur Implementierung mit Rollen und Verantwortlichkeiten, Kapazitäten und einem detaillierten Transformationsplan erstellt und implementiert. Für den Einsatz der agilen Methoden sowie der Implementierung dieser digitalen Lösung wurde auf die langjährige TCW Erfahrung aus anderen Industriezweigen gesetzt und es wurden Best Practice Projekte herangezogen. Wichtig dabei war jedoch, dass die Mitarbeiter im Unternehmen diese Methoden verstehen, verinnerlichen und auch die digitale Technologie vor der Implementierung beherrscht wird, um Komplikationen im Anschluss zu vermeiden.


Fazit

Der Vorteil für das Unternehmen in dieser Fallstudie bestand im Finden und Implementieren von neuen Lösungen durch agile Teams und Methoden. Diese führten in einem Pilotprojekt zu einer digitalen Lösung sowie einer Kosteneinsparung von 20% gegenüber der bestehenden Lösung. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese Methode der agilen Ideenfindung auf sämtliche Bereiche des Unternehmens ausgebaut werden kann. Dies erfordert jedoch ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen und Verständnis für die Mitarbeiter und einen iterativen Prozess der Entwicklung neuer Ideen, der Infragestellung von Annahmen und der Neudefinition von Problemen mit dem Ziel, alternative Lösungen zu finden, die nicht unbedingt offensichtlich sind. Die Integration agiler Ansätze und Philosophien in traditionelle Umgebungen ist schwierig - aber warum sollten Unternehmen die Anstrengungen einer Implementierung auf sich nehmen? Ein Grund dafür ist, dass Arbeitssoftware oft ein besseres Maß für den Fortschritt ist, als ein kraftgerechtes Ertragswert-Verhältnis. Ein weiterer Grund ist, dass Unternehmen unnötige oder geringwertige Funktionen frühzeitig identifizieren können und daher keine Zeit für ihre Umsetzung aufwenden. Wenn auch Sie Ihren Lösungsfindungsprozess neu gestalten möchten und dabei von agilen Methoden und Teams profitieren möchten, unterstützt Sie TCW bei der Implementierung einer individuellen Lösung um profitable Ideen schnell zu generieren, den Kundenanforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig Kosten zu sparen. Dieser Ansatz des TCW eignet sich für alle Unternehmen unabhängig von Größe und Branche.


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