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Roadmap für erfolgreiche ERP-Einführung in der Pharma-Industrie

[24.03.2021]

Foto: adobe / Mimi Potter
Stetig wachsende Kundenanforderungen, immer rascher wechselnde Marktbedingungen, zunehmende Digitalisierung in den Prozessabläufen und steigende Regularien verlangen von Unternehmen in der Pharma-Industrie Transparenz, Flexibilität und Schnelligkeit. Um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden und agil handeln zu können, müssen Unternehmen nicht nur ihre Geschäftsprozesse optimieren, sondern auch digitale Technologien nutzen. Der Einsatz eines individualisierten ERP-Systems hilft zielgerichtet auf diese Anforderungen zu reagieren. TCW unterstützte ein Unternehmen aus der Pharma-Industrie dabei eine Roadmap für die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems zu erstellen.

Schnelles Wachstum führte zu unstrukturierten Prozessen und zu einem auf Teilbereiche optimierten ERP-System

Im Fallbeispiel handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen aus der Pharma-Branche, welches durch sehr starkes Wachstum in den vergangenen Jahren mit der aktuellen IT- und Organisationsstruktur an seine Grenzen gestoßen ist. TCW wurde damit beauftragt das Unternehmen, in Bezug auf die Prozessabläufe und IT-Struktur, durch die an die neue Größe angepasste Auswahl eines ERP-Systems zukunftsfähig zu gestalten. Es zeigte sich schnell, dass das Unternehmen vor der Herausforderung stand, da die ERP- und Software-Auswahl der Prozesse wenig strukturiert waren und daher zu Budget- und Zeitüberschreitungen führten. TCW erhielt den Auftrag eine ERP-Roadmap zu entwickeln, die neben den aktuellen Gegebenheiten die weitere Entwicklung des Unternehmens berücksichtigen sollte.

Entwicklung einer ganzheitlichen ERP-Roadmap

Die Entwicklung einer Roadmap dient zur Veranschaulichung und Strukturierung von Technologiekonzepten und Projekten. Sie ist vergleichbar mit dem Navigationssystem eines Fahrzeugs. Gibt es keines oder ist das System nicht aktuell, kann es leicht passieren, dass falsch abgebogen wird und die Fahrt in einer Sackgasse endet. Klare und zielgerichtete Vorgehensweisen schaffen Transparenz über die Vorstellungen und den weiteren Weg und erleichtern die Umsetzung und die Zielerreichung. TCW erarbeitete gemeinsam mit dem Projektteam vor Ort die Schlüsselfaktoren und Einflussgrößen der zu erstellenden Roadmap. Dabei wurden neben den Marktgegebenheiten und Entwicklungen auch die spezifischen Anforderungen der einzelnen Produktionsstandorte und Abteilungen berücksichtigt. In Experteninterviews mit den Bereichen Finance, Einkauf, Produktion, Logistik, Personal und Management konnten die relevanten Rahmenbedingungen und Potenziale identifiziert werden. Da einzelne Stakeholder oft unterschiedliche Auffassungen vertraten, war es im Rahmen des Roadmappings notwendig die Abstimmung sehr unterschiedlicher Meinungen und Zukunftserwartungen zu kombinieren. Dies ist zeitintensiv, führt aber zu einem gemeinsamen Verständnis und der Bildung gemeinsamer Ziele.

Ausgehend von den in den Interviews gesammelten Informationen wurden Optimierungspotenziale und Handlungsfelder für einzelne Unternehmensbereiche ebenso wie für Querschnittsaufgaben ermittelt, konsolidiert, priorisiert und im Hinblick auf Nutzen und Aufwand sowie etwaige wechselseitige Abhängigkeiten bewertet. TCW entwickelte basierend auf den Handlungsoptionen und erforderlichen Meilensteinen, wie die zeitnahe Inbetriebnahme einer Produktion nach GxP Standards, eine Roadmap, welche die Ziele, Strategien und Pläne des Unternehmens in Bezug auf standortübergreifende Prozessverbesserungen, ERP-Auswahl und -Einführung entlang einer Zeitachse für die nächsten drei Jahre graphisch aufbereitete. Zusätzlich wurde eine Ressourcenabschätzung für jeden Bereich erarbeitet, um eine planmäßige Umsetzung gewährleisten zu können. Den Ressourcenabschätzungen wurden Qualifikationen hinterlegt, um personelle Neueinstellungen rechtzeitig einleiten zu können.

Mit Roadmap zu einem agilen und zielgerichteten Vorgehen

Um in dem komplexen Geflecht aus Prozessen und IT nicht den Überblick zu verlieren, wurde eine ERP-Roadmap entwickelt, welche die Leitplanken für die nachhaltige Planung und Weiterentwicklung von Prozessen und die Implementierung eines ERP-Systems beinhaltet. Die langjährige Erfahrung von TCW bei der Erstellung von Roadmaps und bei der ERP-Auswahl wirkten sich, ebenso wie eine hohe Empathie und ein Verständnis für die Geschäftsmodelle und Anforderungen der Pharma-Industrie, positiv auf das Projektergebnis aus. Insgesamt konnte so eine Roadmap erarbeitet werden, die ein gemeinsames Zielverständnis ermöglichte und konkrete Meilensteine und Handlungsmöglichkeiten zur Zielerreichung aufzeigte.


Beratungsleistungen

Publikationen

  • Roadmapping
    Leitfaden zur Planung und Erschließung von Zukunftspotenzialen im Unternehmen
  • Roadmapping
    Innovationen und Technologiepfade strukturiert abstimmen
  • Software-Projektmanagement
    Leitfaden und Tools zur Planung und Abwicklung von Softwareentwicklungsprojekten
  • Produktordnungssysteme
    Leitfaden zur Standardisierung und Individualisierung des Produktprogramms durch intelligente Plattformstrategien

Praxisbeispiele

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