Bestandssenkung durch Optimierung des Auftragsabwicklungsprozesses

Zur Reduzierung der Fremdkapitalquote oder zur Freisetzung von Kapital, welches für wichtige Investitionen benötigt wird, ist die Reduzierung des Umlaufvermögens ein gutes und geeignetes Mittel, da das Unternehmen auf diese Weise keine neuen Verbindlichkeiten einzugehen braucht. In den meisten Firmen steckt hier ein oft unterschätztes Potenzial. Häufig wird in diesem Rahmen der Fokus auf die Reduzierung der Lagerbestände gelegt. Dies ist jedoch zu kurz gegriffen. Um die Bestände (Vorräte und Debitorenforderungen) signifikant und nachhaltig zu senken, muss der Schwerpunkt der Betrachtung auf der Optimierung des Auftragsabwicklungsprozesses in Verbindung mit der Optimierung des Produktionsprozesses liegen. Studien des TCW haben ergeben, dass die Kombination der beiden Ansätze Produktion und Auftragsabwicklung einen deutlich positiven Skaleneffekt hat.

Wesentlich bei der Optimierung der Prozesse ist die Bündelung von Fachkompetenzen in einer Auftragsleitstelle (auch Auftragszentrum), die die alleinige Verantwortung für Qualität, Termin und Kosten trägt. Die Bündelung hat gleich mehrere positive Wirkungen:

1. Schnittstellen werden signifikant verringert, was zu erheblicher Zeitersparnis und zur Vermeidung von Übermittlungsfehlern führt.
2. Die Störeinflüsse auf den Prozess durch die übliche Vielzahl von Bedarfsträgern werden reduziert, was zu einer hohen Prozesskontinuität und somit zur effizienten Abwicklung führt.
3. Die Prioritätensetzung kann an definierten, korrelierenden Zielgrößen wie z.B. höchste Maschineneffizienz, minimales Bestandsvolumen oder schnellste Durchlaufzeit festgemacht werden und konsequent von einer verantwortlichen Stelle verfolgt werden.
4. Eine notwendige Prioritätenverschiebung eines Auftrages kann mit minimalen Auswirkungen auf die übrigen Aufträge durchgesetzt werden, da alle betroffenen Stellen sofort in die Abwicklung involviert sind.
5. Die Durchlaufzeiten von der Einsteuerung eines Auftrages vom Vertrieb ins Auftragszentrum bis zur Auslieferung der Ware und zum Eingang der Zahlung bleiben fest im Blick der verantwortlichen Leitstelle und werden gemäß der definierten Zielgrößen gesenkt.
6. Die Kommunikation zwischen den Fachbereichen wird durch die Einrichtung eines Auftragszentrums so verbessert, dass Prozessabstimmungen bei Bedarf sofort stattfinden können. Langwierige Besprechungen bei denen zudem oft mit veralteten Informationen gearbeitet wird, werden überflüssig.

Unterstützt wird die Arbeit des Auftragszentrums durch die Bereitstellung aller relevanten Informationen in einem aussagekräftigen Statusmonitor. Ein solcher Monitor sollte allen beteiligten Stellen die gleichen relevanten Inforationen zur Auftragsage, zum Auftragsstatus, zur Produktionsplanung, zur Maschinenauslastung, zur Material- und Bestandssituation und weitere definierte Kennzahlen in Echtzeit zur Verfügung stellen. Die umfassende Information ist wesentliche Voraussetzung dafür, dass das Auftragszentrum hocheffizient arbeiten kann. Die nachhaltige Reduzierung der Bestände im Auftragsabwicklungs- und Produktionsprozess ist unter diesen Voraussetzungen ein Leichtes.

Das TCW hat bereits viele Unternehmen bei der Einrichtung eines Auftragszentrums unterstützt. In jedem Fall konnte eine deutliche Verbesserung der Durchlaufzeiten und der Bestandssituation erreicht werden.

Weiterführende Literatur

• Bestände-Halbe
  Leitfaden zur Senkung und Optimierung des Umlaufvermögens
• Auftragsabwicklungsprozess
  Leitfaden für eine kundenorientierte Neuausrichtung und Kundenbindung
• Durchlaufzeit-Halbe
  Leitfaden für Wertschöpfungs- und Geschäftsprozesse
• Zielvereinbarungsprozess
  Leitfaden zur Einführung einer zielorientierten Unternehmensführung
• Kundenorientierung in der Logistik
  Leitfaden zur Einführung einer kundenorientierten Logistik