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Erfolgreiches Projektmanagement durch den Aufbau eines Programmbüros

[06.11.2017]

Foto: Sergey Nivens - fotolia.com
Ziel eines Beratungsprojekts war die Begleitung der Restrukturierung einer großen Gießerei. An unterschiedlichen Standorten sollten parallel Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung umgesetzt werden. Die unterschiedlichen Härtegrade der jeweiligen Maßnahmen erforderten individuelle Begleitung. Eine erfolgreiche Projektumsetzung bedarf eines einheitlichen Projektmanagements. Die zentrale Planung und Koordination übernimmt dabei das Programmbüro. Das TCW unterstützt Sie mit dem praxiserprobten Aufbau und Betrieb eines Programmbüros für einen effizienten und nachhaltigen Projekterfolg.

Großer Personalstamm sowie veraltete Anlagen und Infrastruktur

Im aktuellen Fallbeispiel hatte eine große Gießerei jahrelang Ineffizienzen entlang der Wertschöpfungskette aufgebaut. Der Preisverfall und Nachfrageeinbruch auf dem Stahlmarkt förderten diese Verschwendungen zu Tage. Die vorherrschende Personalkapazität spiegelte nicht mehr die damalige Auftragslage wider. Wie lässt sich diese Entwicklung aufhalten und umkehren? Das Unternehmen beauftragte das TCW zur Identifikation und Umsetzungsbegleitung von Maßnahmen zur Produktivitätssteigerung.

Individualismus statt systematischer Erfolg

Die jeweiligen Standorte waren geografisch verstreut und besaßen einen unterschiedlichen Technologiegrad. Die divergenten Voraussetzungen an den Standorten erschwerten zunächst eine einheitliche Projektkoordination. Die einzelnen Maßnahmen waren zwar verantwortlichen Personen zugeteilt, allerdings erfolgte keine regelmäßige Kommunikation mit dem jeweiligen Controller des Standortes. Statusupdates oder Komplikationen wurden nur verzögert weitergegeben. Dies verhinderte frühzeitiges Gegensteuern und Korrekturmaßnahmen. Darüber hinaus verlief auch der Informationsfluss zwischen den Controllern der Standorte nicht planmäßig. Regelmäßige Jour Fixes fanden nicht statt. Eine ursprünglich einheitlich konzipierte Dokumentationsunterlage wurde eigenmächtig individuell erweitert und erhöhte somit den gesamten Koordinationsaufwand.

Programmbüro als Basis einer erfolgreichen Projektumsetzung

Das TCW begann mit dem Aufbau des Programmbüros zur Etablierung eines konsistenten Reportingsystems. Dazu wurden zunächst gemeinsam mit den verantwortlichen Controllingmitarbeitern wichtige von unwichtigen Informationen getrennt. Darauf aufbauend erstellte das TCW eine tabellarische Übersicht, die alle identifizierten Maßnahmen, inklusive relevanter Hintergrundinformationen, zeigte. Des Weiteren wurden, in jeweils eigenen Steckbriefen, die Potenzialbewertungen dokumentiert. Aufgabe des Programmbüros war es, den Informationsfluss von den Standorten in die kumulierte Gesamtdokumentation sicherzustellen. Das Programmbüro ermöglichte standortübergreifendes Multiprojektmanagement. Die einzelnen Standortmaßnahmen wurden konsequent hinsichtlich ihres Ressourcen- und Mitarbeitereinsatzes koordiniert und gesteuert. Anschließend wurde eine verantwortliche Person berufen, welche die Steuerung und Koordination des Programmbüros verantworten würde. Welchen Mehrwert liefert das Programmbüro?

Im konkreten Fall waren die Aufgaben des vom TCW erstellten Programmbüros:

  • Einrichtung eines standardisierten Monitorings, Reportings und Controllings von Maßnahmen an den Standorten,
  • Verfolgung der Maßnahmen in Bezug auf ihre individuelle wirtschaftliche Bedeutung für die Standorte, mit dem Ziel, ein effizientes und zielgerichtetes Controlling zu gewährleisten sowie
  • Überführung des Controllings von Maßnahmen in einen Regelprozess zur operativen Unterstützung der Projektleiter sowie zur Standardisierung des Projektreportings über alle Standorte.
  • Schaffung von Projekttransparenz und nachhaltiges Reporting,
  • Sicherstellung des vertikalen und horizontalen Informationsflusses,
  • Transparenz über Umsetzungshürden und antizipatives Gegensteuern sowie
  • Identifikation von Synergien zwischen den Projekten.


Erfolgreiche Umsetzung der Restrukturierung

Mit Hilfe des Programmbüros ist es dem TCW gelungen, die Restrukturierung erfolgreich innerhalb des Zeitkorridors umzusetzen. Das praxiserprobte Projektmanagement vom TCW stellte zudem sicher, dass die Mitarbeiter der Gießerei die Maßnahmen im Rahmen ihres operativen Tagesgeschäfts umsetzen konnten. Dank einer einheitlichen Projektkoordination konnte zeitliche und materielle Verschwendung vermieden werden. Die Qualität der umgesetzten Maßnahmen konnte ebenfalls gesteigert werden. Dabei wurden die zu Projektbeginn vereinbarten Umfänge und Inhalte der Maßnahmen durch das TCW sichergestellt. Verantwortlichkeiten waren klar definiert und der Informationsfluss zu jeder Zeit sichergestellt. Sie möchten Ihre Projekte zukünftig auch effizienter zum Erfolg führen? Das TCW Programmbüro unterstützt Sie bei komplexen Großprojekten mit einer Vielzahl von Stakeholdern.

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