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Dienstleistungseinkauf

Je geringer die Wertschöpfungstiefe umso wichtiger ist ein anforderungsgerechter Dienstleistungseinkauf. TCW unterstützt Sie mit einem leistungsfähigen Prozessmodell beim Heben der Einkaufspotenziale.

Herausforderung

Die Fokussierung auf Kernkompetenzen führt zu geringeren Leistungstiefen. Dieser Trend des Outsourcings wird verstärkt bei Produkten und Dienstleistungen durchgeführt, die sich durch spezielles Know-how auszeichnen und für die der Aufbau eigener Kompetenzen wirtschaftlich nicht sinnvoll ist. Der Erfolg der Outsourcing-Strategie ist jedoch nur mit einem schlagkräftigen Dienstleistungseinkauf zu erreichen. Komplexe Leistungsbündel, fehlende Markttransparenz und geringer Standardisierungsgrad machen den Dienstleistungseinkauf zur Königsdiziplin in der Beschaffung. Die organisationale Gestaltung ist jedoch in vielen Unternehmen unzureichend. Ein Materialgruppenmanagement existiert oft nur für physisches Material, Kosten und Leistungen werden kaum aktiv gemanaged und das Bündelungspotenzial wird nicht aktiv erschlossen. Ebenso sehen wir in vielen Projekten immer wieder große Defizite beim aktiven Management und den Gestaltungsmöglichkeiten von Dienstleistungsverträgen. Die Komplexität des Feldes führt dazu, dass Potenziale nicht erkannt werden.

Konzept

Mit unserer langjährigen branchenübergreifenden Erfahrung in der aufbau- und ablauforganisatorischen Gestaltung des Dienstleistungseinkaufs unterstützen wir Unternehmen aktiv bei der Reifegraderhöhung der Einkaufsfunktion. Je nach Reifegrad Ihrer Einkaufsfunktion variiert der Schwerpunkt der Projektarbeit:

  • Straffung unübersichtlicher Prozesskonglomerate durch gesamtkostenorientiertes Process Reengineering
  • Entwicklung und Rollout von Organisationseinheiten und Service-Centern als aufbauorganisatorische Maßnahme
  • Aufbau von Wissensmanagement und Schulungskonzepten zu Methoden entlang des gesamten strategischen Einkaufsprozesses (z.B. Verhandlungsführung, Dienstleistermanagement, Vertragsmanagement, Einkaufscontrolling, Beauty Contests)
  • Straffung des Dienstleisterportfolios durch standortübergreifendes Bündlung
  • Optimierung der bestehenden Sourcing Strategien zur Etablierung dienstleistungsspezifischer Beschaffungsstrategien (z.B. Lead Buyer, Projekteinkauf, Zentraleinkauf, Rahmenverträge etc.).

Dazu wird anhand der Einkaufshebel in der bestehenden Einkaufsorganisation untersucht, in welchen Bereichen bestehende Methoden optimiert oder neu definiert werden müssen. Das Ziel ist die Verflechtung der Dienstleistungsbeschaffung in die Einkaufsfunktion und die Entwicklung eines umsetzungsfähigen Maßnahmenkataloges mit definierten Härtegraden zur Optimierung des Einkaufs von Dienstleistungen. Mit diesem Maßnahmenkatalog wird die Ausschöpfung der identifizierten Potenziale gewährleistet.

Die Vorgehensweise zur Optimierung des Dienstleistungseinkaufs umfasst 7 wesentliche Stufen:

  • Stufe I: Transparenz
    Alle Dienstleistungsumfänge im Unternehmen werden aufgenommen und strukturiert. Dies ist notwendig, da viele Dienstleistungen nicht über den Einkauf beschafft werden.
  • Stufe II: Struktur
    Wenn nicht vorhanden, werden die Dienstleistungen im Sinne einer Materialgruppenstruktur systematisiert und in die vorhandene Einkaufsorganisation integriert. Ziel ist es nach definierten Kriterien (z.B. standortübergreifender Standardisierungsgrad, Produktionsrelevanz, Periodizität etc.) vorzugehen und homogene Dienstleistungscluster zu definieren.
  • Stufe III: Sourcing-Strategien
    Sind die Dienstleistungsumfänge und Bedarfsträger transparent, werden für die identifizierten Dienstleistungscluster Strategien formuliert.
  • Stufe IV: Organisationsmaßnahmen:
    Die Umsetzung der definierten Sourcing Strategien erfordert unter Umständen organisatorische Maßnahmen. Diese Maßnahmen sind Bestandteil von Stufe 4.
  • Stufe V: Prozessmodell
    Anschließend werden Workshops mit den betroffenen Fachbereichen durchgeführt. Im Rahmen dieser Workshops werden gemeinsame Prozessmodelle erarbeitet.
  • Stufe VI: Qualifizierung
    Die neuen Prozessmodelle, Arbeitsabläufe und Methoden beeinflussen in vielen Fällen das Tätigkeitsprofil von Einzelpersonen. Aus dem identifizierten Optimierungsbedarf und der eventuellen Umstrukturierung des Dienstleistungseinkaufs werden Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen für die betroffenen Einkäufer abgeleitet.
  • Stufe VI: Rollout
    Aufbauend auf den neuen Anforderungen aus der geänderten Einkaufsorganisation, den Optimierungsmaßnahmen und den geänderten Prozessen werden abschließend die Aufgaben des Dienstleistungseinkaufs detailliert definiert und in einem Umsetzungskonzept verabschiedet.

Ergebnisse / Potenziale

Die Potenziale der Beschaffungskosten variieren je nach Einkaufsintensität, Reifegrad der bisherigen Einkaufsorganisation und dem Lieferantenportfolio. In bisherigen Projekten konnte TCW in Zusammenarbeit mit den Kunden Potenziale im Bereich von 27%-18% in Bezug auf das betrachtete Einkaufsvolumens nach Umsetzung der Maßnahmen realisieren.

Weiterführende Literatur zum Thema Dienstleistungseinkauf

Praxisbeispiele zum Thema Dienstleistungseinkauf

Tools zum Thema Dienstleistungseinkauf

  • Einkaufspotenzialanalyse
    Realisierung von Einkaufspotenzialen durch die bewusste Gestaltung differenzierter Abnehmer-Lieferanten-Beziehungen

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