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Reduzierung der Bearbeitungszeiten und Durchlaufzeiten im Sonderanlagenbau

[09.11.2017]

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Zunehmender Kosten- und Zeitdruck stellt auch erfolgreiche Unternehmen kontinuierlich auf die Bewährungsprobe. Gerade bei Investitionsgütern wie im Sonderanlagenbau sind geringe Lieferzeiten und verlässliche Zusagen ein wichtiges Verkaufsargument und Differenzierungskriterium. Es entstehen neue Anforderungen an die Abwicklung von Angeboten und Aufträgen. Durch eine zentrale Bearbeitung aller anfallenden Tätigkeiten bei der Angebots- und Auftragsabwicklung lassen sich signifikante Kosten- und Zeitpotenziale realisieren.

Ausgangssituation

Das betrachtete Unternehmen zählt in seinem Geschäftsgebiet zu einem der führenden Anbieter im Sonderanlagenbau. Das Unternehmen erlebt derzeit durch seine innovative Anlagentechnik eine intensive Wachstumsphase. Bis 2030 wurden konkrete Ziele für den weiteren Wachstumsweg des Geschäftsbereichs festgelegt. Zur Erreichung der Ziele bestand Handlungsbedarf vor allem bei der Optimierung der Abwicklungszeiten von Angeboten und Aufträgen, um den steigenden Kundenanforderungen gerecht zu werden. Das TCW wurde im Rahmen eines Beratungsprojekts unter anderem beauftragt die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten in der Angebots- und Auftragsabwicklung zu reduzieren, da Wettbewerber sowohl hinsichtlich des angebotenen Preises als auch der zugesagten Lieferzeiten deutlich besser aufgestellt sind. Aus Erfahrungen von vergleichbaren Projekten sowie anhand der gewonnenen Erkenntnisse einer Quick-Check-Analyse-Phase wurde ein Angebots- und Auftragsabwicklungszentrum eingeführt, um signifikante Zeit- und Kostenpotenziale heben zu können.

Ist-Zustand: Unklare Schnittstellendefinitionen und redundante Tätigkeiten

Zur Einführung eines Angebots- und Auftragsabwicklungszentrums galt es zunächst den Ist-Zustand zu erfassen und die Kernherausforderungen zu identifizieren. Hierzu erfolgte im Rahmen von Vorabgesprächen mit den einzelnen Abteilungen eine Prozessanalyse zur Aufnahme der Tätigkeiten im Angebots- und Auftragsabwicklungsprozess. Gemeinsam mit dem Projektteam wurde jeder einzelne Arbeitsschritt sowie die durchführende Abteilung aufgenommen. Mit Hilfe der Swim-Lane-Methodik wurden die Abwicklungsprozesse grafisch aufbereitet. In einem 2-tägigen Intensiv-Workshop wurde anschließend die grafische Aufbereitung diskutiert. Sie diente zur Schaffung von Transparenz über die betrieblichen Abläufe sowie zur Identifikation von Schwachstellen und Optimierungsansätzen. Gemeinsam mit den Beratern vom TCW konnten bei der Präsentation des Ist-Zustands zahlreiche Optimierungsansätze identifiziert werden. Die Erkenntnisse aus der Modellierung des Angebots- und Auftragsabwicklungsprozesses dienten als Basis für die Modellierung des Soll-Zustands des Angebots- und Auftragsabwicklungsprozesses.

Soll-Zustand: Klare Verantwortlichkeiten und effiziente Prozessschritte

Die Erarbeitung des Soll-Zustands basierte auf 2 Elementen: Neugestaltung des Angebots- und Auftragsabwicklungsprozesses sowie die Einführung eines Angebots- und Auftragsabwicklungszentrums. Ziel der Neugestaltung der Angebots- und Auftragsabwicklung war es, die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten in den indirekten Bereichen zu reduzieren, die Termintreue und Effizienz in den Abläufen zu erhöhen, die Auftragsplanung zu optimieren sowie Störgrößen in der Angebots- und Auftragsabwicklung zu eliminieren. Hierzu galt es die Prozessabwicklung anforderungsgerecht zu gestalten, Arbeitspakete zu bündeln, um den Abstimmungsaufwand und die Weitergabe von Fehlern zu reduzieren. Ferner galt es Prozesse transparent darzustellen, um Mitarbeitern die Zusammenhänge, Abläufe, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zu verdeutlichen und sie zur Selbstoptimierung anzuregen. Eine logische Zuordnung von Verantwortlichkeiten, diente der Etablierung einer Kunden-Lieferanten-Beziehung innerhalb des Unternehmens und zur Minimierung von Unstimmigkeiten und Informationsasymmetrien. Zur Unterstützung der Neugestaltung des Angebots- und Auftragsabwicklungsprozesses, erfolgte parallel die Erarbeitung eines Konzepts zur organisatorischen Verankerung eines Angebots- und Auftragsabwicklungszentrums im Unternehmen. Dieses Zentrum agiert zukünftig als zentrale Anlaufstelle für alle Abteilungen sowie zur Koordination der Angebots- und Auftragsabwicklung im Unternehmen. Ferner bildet es auch die Schnittstelle zum Kunden (Stichwort One-Face-to-the-Customer) nachdem die Auftragsbestätigung eingegangen ist.

Ergebnisse im Projekt

Durch die Neugestaltung des Angebots- und Auftragsabwicklungsprozesses sowie die Einführung eines Angebots- und Auftragsabwicklungszentrums zur zentralen Bearbeitung aller anfallenden administrativen Tätigkeiten im Rahmen des Abwicklungsprozesses konnten folgende Projektergebnisse erzielt werden (vgl. Abbildung 1):


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